JIRA 入門編 - フィルター機能

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「課題ナビゲーター」でも少し触れましたが、JIRAには検索条件を「フィルター」として保存し、再利用したり、他のユーザーと共有することができます。ここでは、フィルター機能の使い方について説明します。一部課題ナビゲーターの説明と重複する部分があるかもしれません。

フィルターを作る

フィルターは課題ナビゲーター画面から作成できます。画面上部の「課題」をクリックし、「課題の検索」を選択して課題ナビゲーター画面を表示します。

初期状態ではすべての課題が表示されています。課題リストの上に表示されている検索条件欄で、必要な課題だけに絞り込む条件を指定してください。「プロジェクト」「タイプ」などの項目は、クリックするとドロップダウンメニューが表示されて条件を指定できます。新しい条件を追加するには「その他」ボタンをクリックして、表示されるドロップダウンリストでチェックをつけます。検索条件は、指定すると即座に反映されます。

右の方にある「高度な検索」リンクをクリックすると、SQLのWHERE句に似た構文のJQLで検索条件を指定できるようになります。

 JQLによる検索は、このドキュメントの範囲を超えるため説明しません。「高度な検索」画面の使い方は、Atlassianのドキュメント「Advanced Searching」(英語)を参照してください。

条件を指定できたら、画面の上の方に表示されている「保存」ボタンをクリックします。フィルター名を指定する「フィルターの保存」ポップアップ画面が表示されるので、好きな名前をつけて「送信」をクリックしてください。

指定した名前でフィルターが保存され、画面にフィルター結果が表示されます。期待する結果と違っていたときは、検索条件を変更し「保存」ボタンをクリックしてください。表示されているフィルターを上書き保存します。

フィルターを共有する

作成したフィルターを他のユーザーと共有できるように設定できます。共有設定されたフィルターを使うと、例えばチーム内で同じフィルターを使って情報を共有できるようになります。

共有できるようにフィルターを設定するには、まずフィルターを表示します。画面上部のフィルター名の右、「保存」ボタンのさらに右にある「詳細」のリンクをクリックして表示されるポップアップから「権限の編集」をクリックします。

フィルターを編集するための画面が表示されます。「共有を追加」ドロップダウンリストでフィルターを共有したい範囲を選択し、「＋追加」をクリックします。共有したい範囲は、JIRAに登録されているグループ、プロジェクトに登録されているロール、または全員と共有するように設定できます。設定できたら「保存」ボタンをクリックしてください。

共有されたフィルターは「フィルターの管理」画面で、検索できます。画面上部のメニューから「課題」を選択し、表示されるメニューの一番下にある「フィルターの管理」を選択してください。

「フィルターの管理」画面が表示されますので、「検索」タブを開きます。画面の上の方で条件を指定し、「検索」ボタンをクリックすると該当するフィルターがリストに表示されます。フィルターの名前リンクをクリックすると、フィルター結果を表示できます。

繰り返し使うフィルターはお気に入り登録しておくと便利です。リスト上では、名前の左側にある☆アイコンをクリックしてにするとお気に入り登録できます。お気に入り登録したフィルタは、課題ナビゲーター画面の「お気に入りフィルター」欄などに表示され、すぐに利用できるようになります。

フィルターの配信登録

フィルターを使って検索した課題を、指定したタイミングでメール配信するように設定できます。例えば、期限が近づいた課題を毎日朝にメールすることができます。

配信登録は、フィルターの管理画面から行います。画面上部のメニューから「課題」を選択し、表示されるメニューの一番下にある「フィルターの管理」を選択してください。「フィルターの管理」画面が表示され、右側のリストにお気に入りに設定してあるフィルターがリスト表示されます。「お気に入り」タブまたは「検索」タブで配信登録したいフィルターを探し、「配信登録」リンクをクリックします。

以下の画面で配信登録を行います。「配信先」ドロップダウンリストで、フィルター結果を誰に送るかを選びます。自分自身、またはJIRAに登録されているグループを選択できます。「課題が見つからない場合でもこのフィルターをメールで送信します」のチェックを付けておくと、フィルターに該当する課題が見つからないときでもメールが送信されます。

「スケジュール」欄ではメールを送るサイクルを「毎日」「週ごとに設定」「月ごとに設定」「詳細設定」の4パターンから選択できます。 それぞれ個別にメール送信間隔を指定する画面が用意されています。この画面は「毎日」を選択したときの画面です。「間隔」で送信回数を「1日に1回」から「15分ごと」の間で選択し、送信時刻、または送信開始時刻と終了時刻を指定します。実際に画面を開いて、ドロップダウンリストの選択にあわせて画面が変わる様子を確認してみてください。

スケジュールで「週ごとに設定」を選択すると以下の画面が表示されます。「間隔」を指定する部分は「毎日」を選択したときと同じですが、メールを送信する曜日を指定するチェックボックスが追加で表示されています。このチェックボックスで、例えば月曜日から金曜日まで配信を行うなどの設定ができます。ただし、残念ながらJIRAには祝日カレンダーが無いため、営業日のみ送信するような設定はできません。

「月ごとに設定」を選択すると以下の画面が表示されます。月の中でメールを送信する日を、日付指定、第ｎ曜日指定で設定し、その日の何時に送信するか設定します。例えば、毎月1日の午前9時に送信する、最終金曜日の18時に送信する、などの設定ができます。

最後に、「詳細設定」を選ぶと「間隔」テキストボックスに文字列形式でメール送信タイミングを指定できます。テキストボックスには、UNIX系OSで時間指定でコマンドを実行するために使うcronコマンドの形式でメール送信サイクルを指定します。テキストボックスの右側にある黄色い「？」をクリックすると、簡単なヘルプ(英語)が表示されます。

 設定方法が複雑でこのドキュメントの範囲を超えるため、このドキュメントでは説明しません。

配信スケジュールを設定したら、画面の下の方にある「配信登録」ボタンをクリックして登録します。下の画面が表示され、設定した内容が表示されます。ここでは、毎週月曜日、水曜日、金曜日の午前9時に送信されるように設定しました。さらに配信スケジュールを追加したいときは、「配信登録の追加」リンクをクリックします。メールの内容を確認したいときなど、すぐにフィルター結果を送信したいときは「今すぐ実行」をクリックしてください。

プロジェクトに用意されているフィルター

フィルターの内容によっては、プロジェクトに最初から用意されているものを利用できます。
下の画面はプロジェクトの詳細画面で「課題」タブを選択した状態です。画面の上の方に表示されているリストはフィルターです。それ以外のリンクになっている各項目も、フィルター機能を使って課題を表示するようになっています。
うまく使えばフィルターを新しく作らなくても済みますので、活用してみてください。 

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