Jira Core を使って最初のプロジェクトを作成しよう！
- Hanayo Minamisawa [Ricksoft]
Jira Core のインストールが終了したら、早速プロジェクトを作成していきましょう。ここではラーメン屋さんのオープンを例に Jira Core の活用方法をシンプルに説明していきます。
このドキュメントは Jira Core Server バージョン 8.13.1 を基に作成しています。
目次
3種類のプロジェクトを使い分けよう！
Jira Core のインストール後に最初に出てくる下記の画面で、真ん中の”新規プロジェクトを作成”をクリックしてプロジェクトを作成する画面に進みます。
プロジェクト管理：締切が存在するタスクの進捗を把握することが出来ます。
タスク管理：単発で終わるシンプルなタスク（食器の注文、駐車場の草刈りなど）の業務を割り当てるのに適しています。
プロセス管理：確認や承認が必要なタスクの管理に使用します。今回は新メニューの開発を例に説明していきます。
プロジェクト管理を使ってプロジェクトを作成してみよう！
- 早速、プロジェクト管理を使って、プロジェクトを作成してみましょう。下記の画面でプロジェクト管理を選択して”次へ”をクリックします。
- プロジェクト管理についての説明とワークフローが表示されます。”選択”をクリックして次に進みます。ワークフローに関しては、後程説明しますのでご安心ください。
- 次にプロジェクトの名前を入力します。ここでは、ラーメン屋の店舗の契約までを一つのプロジェクトとして進めていきます。
次にキーを入力します。こちらは後程作成していく課題(タスク)に割り振られます。どのプロジェクトの課題かを一目で見分ける為に使用するものなので、各プロジェクトの特徴を捉えたものを英語の大文字で入力しましょう。
ここまで入力したら、”送信”をクリックします。
- おめでとうございます！最初のプロジェクトの作成が完了しました。
ユーザー管理でユーザーを作成しよう！
ここで、あなたのチームのメンバーを Jira Core に登録していきましょう。Jira 内ではユーザーと呼びます。
ここで現在のあなたのチームのメンバーを紹介します。
- あなた：ラーメン屋さんのオーナー。 Jira では何でも出来る神様のような存在です。Jira 内では Jira システム管理者 (Administrator)と呼びます。
- Tama：あなたの右腕の猫。今回のラーメン屋の店長です。
- Robot：ロボット。新人ホールスタッフです。
- Pochi：ラーメンを作るのが大好きな犬。料理長。
- Mou：牛。キッチンの新人アルバイト生。
Jira Core のセットアップをした時点で、既にあなたは Jira 管理者として登録されておりますので、これから Tama、Robot、Pochi、Mou をユーザーとして Jira に作成する手順を説明します。
- 先ほどの画面の右上の歯車アイコンの”JIRA管理”をクリックして”ユーザー管理”をクリックします。
- 管理者アクセス画面が表示されますので、セットアップの時に設定したパスワードを入力して”確認”をクリックします。
- ユーザー管理のユーザー画面にいきますので、そこで右上にある”ユーザーを作成”をクリックします。
ユーザーを新規作成の画面になりますので、ここで下記の必要項目を入力して”ユーザーを作成”をクリックします。連続してユーザーを作成したいので、別のユーザーを作成にもチェックを入れて、他のメンバーのユーザー作成もしましょう。
ユーザーの入力項目
- メールアドレス：これから登録するユーザーのメールアドレス
- フルネーム： Jira の画面上に表示される名前
- ユーザー名：ログインするときに入力する識別用の名前
- パスワード：ログインするときに入力するパスワード（任意）
- 通知メールを送信：オンにすると作成したユーザーに通知を送信
- アプリケーションアクセス：オンにしたアプリケーションを利用できるように設定
- おめでとうございます！全員のユーザー登録が完了しました！これであなたのメンバーが Jira Core にアクセス出来るようになりました。
- 一目で誰かわかるようにユーザーの皆さんには写真 or アバターを設定してもらいましょう。右上の”プロファイル”をクリックします。
- プロファイルの詳細ページにいきますので、そこで好きなアバターの画像をクリックして変更しましょう。今回はおばけにします。
- これで、一目で分かるようになりましたね！
ユーザーをプロジェクトロールに追加しよう！
ユーザー作成が完了したら、次はプロジェクトロールの設定をします。プロジェクトロールを設定して、ユーザーを追加するとそのロールの権限を持つことが出来ます。今はユーザーが少ないですが、あなたのお店が繁盛して10店舗、100店舗と増えていった時に、特に便利な機能です。
- 右上の歯車アイコン > システム > 左のバーの”プロジェクトロール”をクリックします。
- 次のプロジェクト ロール ブラウザー画面で、プロジェクト ロールの追加が可能です。まずは店長のロールを追加してみます。名前と説明を入力して”プロジェクト ロールの追加”をクリックします。
- 店長のロールが作成されましたね！早速、このロールに店長の Tama を追加しましょう。トップメニューバーの”プロジェクト” > ”ラーメン屋物件契約” > ”左下のプロジェクト設定” > ”ユーザーとロール” > ”ユーザーをロールに追加”をクリックします。
- ユーザーを Tama にしてロールを店長にして”追加”をクリックします。
- 下記のように Tama が店長のロールに属するユーザーとして登録されました。
- 上記と同じ流れで Pochi を料理長のロールのメンバーとして追加する為に、料理長のロールを作成します。
- これで、店長と料理長のロールに Tama と Pochi が追加されました。この作業を行うことによって、後ほど紹介するワークフローの設定で特定のロールに属するユーザーのみ、課題のステータスの変更（承認や却下など）ができるようになります。
課題を作成しよう！
いよいよ最初の課題を作成していきましょう。トップメニューバーの”プロジェクト” > ”ラーメン屋物件契約”をクリックします。物件の契約の為には、まずは見学が必要ですね。
- トップバーの”作成”をクリックして見学の課題を作成しましょう。
- 物件の見学と入力して”ダイアログで開く”をクリックします。
課題の詳細を入力していきます。
課題の入力方法
1. フィールドの設定：ここの設定では、ユーザーごとに課題画面に表示するフィールドを定義します。（課題に含みたいフィールドは「フィールド構成」や「画面」の設定で行います）。
2. プロジェクト：作成する課題の対象のプロジェクトを選択します。
3. 課題タイプ：タスクとサブタスクがあります。後ほど、サブタスクについて説明します。
4. 要約：一言でどのような課題かわかる内容を入力します。
5. 報告者：この課題を作成した人 or 報告した人を入力します。
6. 添付ファイル：課題の解決に役に立ちそうなファイルを添付できます。今回の課題では、物件の見取り図や賃料の詳細などを添付すると便利ですね。
7. 期限：締め切り日です。日付を直接入力するか、右側のカレンダーマ ークをクリックして選択できます。
8. 説明：課題の詳細を入力します。
9.担当者：一つの課題には、常に一人の担当者を割り当てます。誰も割り当てない or 担当者が二人以上の課題は解決される可能性は低い為、このような仕様になっています。今回は自動にして、どのように割り当てられるのか確認してみましょう。
10. 優先度：デフォルトで Highest から Lowest の5種類がありますので、課題の優先度によって選択します。
11. ラベル：ラベルを使用することで、課題タイプやコンポーネント、バージョンとは違った切り口での分類ができます。ラベルの情報は検索にも利用できます。
12. 初期見積：課題を作成した時点の、課題の解決に要する作業時間の見積もりです。w = 5 days, d = 8 hours で計算して入力します。
13. 残余見積：後で課題を更新する時点での、課題の解決までに要する残りの作業時間の見積もりです。
- 入力が完了したら、右下の”作成”をクリックします。これでついに最初の課題が作成できました！
- おや、担当者が引き続き未割り当てになっています。これでは、誰が担当するのかが分かりません。
- オーナーのあなたが担当者になっても良いですが、あなたにはやることが山積みなので、ここは店長の Tama に担当してもらいましょう。ドロップダウンメニューで Tama を選択します。
- これで、こちらの課題は Tama が責任を持って行うこととなりました。
- 上記のような担当者を割り当てる作業を自動化する方法が、Jira には2つあります。一つはプロジェクトリーダーの設定です。”プロジェクト” > ”ラーメン屋物件契約” > ”左下のプロジェクト設定” > ”ユーザーとロール” > ”規定を編集”をクリックして、プロジェクト リーダーに Tama を指定し、規定の担当者にプロジェクト リーダーを選んで”更新”をクリックしましょう。これで自動に設定した課題は全てプロジェクトリーダーの Tama に割り当てられます。
もう一つの方法はコンポーネントを利用する方法です。コンポーネント機能については、リックソフトブログでより詳しく解説していますので一度ご覧ください。ここでは物件見学のコンポーネントを作成してみます。左メニューバーの”コンポーネント”をクリックして下記の情報を入力し、”追加”をクリックします。
コンポーネントの入力項目
- コンポーネント名：分かりやすい作業の項目を入力しましょう。例：食材注文、売上管理
- リーダー：1. で入力した作業のリーダーを設定しましょう。
- 説明：他のメンバーにとって分かりやすい説明を入力しましょう。
- 既定の担当者：コンポーネントリーダーに設定すると、課題にコンポーネントを入力するとコンポーネントリーダーが自動で担当者に割り当てられます。
- 次は画面の設定をします。コンポーネントを登録しただけでは、課題を作成した時に入力する事ができません。画面でコンポーネントのフィールドを追加することによって可能となります。左下の歯車 ”プロジ ェクト設定” > ”画面”をクリックして課題の作成、編集、表示の全ての画面にコンポーネントのフィールドを追加しましょう。
- リンクをクリックした先でコンポーネントを選択し、”追加”をクリックします。上から下の順番で課題の作成画面でも表示されますので、任意の場所にドラッグしましょう。これでコンポーネントのフィールドが画面に表示されて、入力が出来るようになりました。
- 続けて、物件の見学を行う為のサブタスクを作成してみましょう。見学を行う為には不動産屋さんに問い合わせをする必要があるので、そのタスクを作成して割り当てます。先ほどの画面上で”その他” > ”サブタスクを作成”をクリックします。
- ここで早速コンポーネント機能を使ってみましょう。担当者を自動にしてコンポーネントに物件見学を入力します。
- 物件見学のコンポーネントリーダーの Robot が自動で割り当てられました！他に必要な課題もどんどん作成していきましょう。
- 下記の画像の二カ所、どちらからでも課題の作成が出来ます。
プロジェクト管理のワークフローを理解しよう！
- プロジェクト管理は、課題を作成した時の見積もりの時間に対して、実際に現在どうなっているのかを把握するのに適したワークフローになっています。
課題のステータスにある”ワークフローの表示”をクリックして確認してみましょう。
- 下記でワークフローについて詳しく説明します。
- 課題の”開始”をクリックします。この時の課題のステータスは TO DO です。
- 作業を中止する時は”処理中止”をクリックします。ステータスが TO DO に戻り、ボタンも”開始”に戻ります。作業が完了したら”完了”をクリックします。ステータスは DONE になります。
- 下記が、完了した際の課題画面です。”再オープン”をクリックして TO DO に戻ったり、”再オープン後、開始”をクリックして、また作業を開始することが出来ます。
作業ログを作成しよう！
- PDCA のサイクルを効率的に回す為には、進捗状況の記録が肝心です。作業を行った時には、欠かさず作業ログを作成しましょう。課題の右下にある時間管理の”＋アイコン”をクリックします。
- 下記を参考に入力してみましょう。
- ”アクティビティ”に”作業ログ”が記録されて、”時間管理”も更新されましたね！これで進捗具合と残りの作業時間が明確になりました。
お疲れさまでした！これで、プロジェクト管理を使ったプロジェクトと課題の作成の仕方はバッチリですね！まだまだ Jira Core には沢山の機能がありますが、最初はシンプルな状態で実際に使いながら、慣れていくことが重要です。焦らずに少しずつ学んでいきましょう。
タスク管理を使ってタスクを漏れなく振り分けよう！
ラーメン屋さんのオープンには、上記のプロジェクト管理で作成したタスク以外にも無数のタスクが存在しますよね。
そのようなタスクはタスク管理を使ってユーザーにバランス良く振り分けていきましょう。
- トップバーの”プロジェクト” > ”プロジェクトを作成”をクリックします。
- ”タスク管理”を選択して”次へ”をクリックします。
- タスク管理のワークフローが表示されます。タスク管理のワークフローは非常にシンプルです。ここまで来たあなたなら、もう説明する必要はありませんね！”選択”をクリックして詳細を入力しましょう。
- ラーメン屋のオープンに必要な備品購入のプロジェクトを作成してみましょう。ここのプロジェクトリーダーは、料理長の Pochi にしてみます。”送信”を押したらプロジェクトの完成です！
- タスク管理の課題は、進捗の管理が必要無い、すぐに終わるタスクのみにしていきましょう。食器注文の課題を作成して Pochi に割り当てました。
- 課題の画面がこちらです。時間管理の項目がなく、シンプルですね！課題が終わったら”完了”をクリックするだけです。この調子で、漏れないようにどんどん課題を作成して振り分けていきましょう。
プロセス管理を使って承認が必要なタスクを作成しよう！
プロセス管理を使ってタスクを作成すると、ワークフローに承認のプロセスが組み込まれます。
新人の Mou が試作した激辛担々麺を、料理長の Pochi がメニューに加えるかどうかのタスクを、プロセス管理のプロジェクトのワークフローを使って作成していきましょう。
- プロジェクトを作成の画面から、”プロセス管理”を選択して”次へ”を押します。
- プロジェクト名はメニュー開発にします。分かりやすいキーを入力して”送信”してプロジェクトを作成します。
- 下記の内容で激辛担々麺の開発の課題を”作成”します。
- 下記がプロセス管理のワークフローです。一見複雑そうにみえますが、今回はメニュー開発を例に説明していきますね。
プロセス管理のワークフロー
- Create：課題を作成するとオープン（OPEN）のステータスになります。
- Start progress：”開始”をクリックするとステータスは進行中（IN PROGRESS）になります。Mouが激辛担々麺の試作を開始したということですね。”開始”は”レビュー待ち”と”処理中止”の二つになります。
- Ready for review：”レビュー待ち”をクリックするとステータスは UNDER REVEW になります。Mouの試作が終わって、料理長のPochiの承認を待っている状態です。”レビュー待ち”は”承認”に、そして”処理中止”は”拒否”に変わります。
- Stop progress：”処理中止”をクリックするとステータスが CANCELLED になります。激辛担々麺の開発を一旦やめて延期にした場合は、こちらの処理をします。
- Aprrove：”承認”をクリックするとステータスが APPROVED になります。無事、激辛担々麺がメニューに仲間入りですね！”承認”は”完了”に変わります。
- Reject：”拒否”をクリックするとコメント入力画面になりますので、拒否の理由（味が薄い、具が多過ぎるなど）を添えて”拒否”しましょう。ステータスは REJECTED に変わり、”拒否”は”開始”になります。
- Done：”完了”をクリックすると解決状況を入力する画面になります。そこで”完了”を選択すると、ステータスが完了（DONE）になりこちらの課題は終了します。新作がメニューへの追加が終わったタイミングなどで”完了”するのが良いでしょう。
ワークフローを編集しよう！
今回の新作、激辛担々麺ですが、メニューに追加するかどうかを決めるのは、料理長のプロジェクト ロールに属する Pochi だけにしておきましょう。早速ワークフローを編集していきます。
- ”右上の歯車アイコン” > ”プロジェクト”をクリックします。
- メニュー開発を選択して、”ワークフロー” > ”NEWMENU: プロセス管理 ワークフロー”をクリックします。
- ワークフローが表示されます。”編集”をクリックしましょう。
- 既存のトランジションを編集することも出来ますが、今回は新しく作成してみます。トランジションラベルを表示にチェック > ”Approve” > ”トランジションを削除”をクリックして、まずはトランジションを削除します。
- 下記の手順で新しいトランジションを追加します。
- 新メニュー追加確定のトランジションが作成されましたね！早速クリックしてみましょう。
- ”条件”をクリックします。
- ”条件を追加”をクリックします。
- プロジェクトロールに属するユーザーにチェックを入れて”追加”をクリックします。
- プロジェクトロールで料理長を選択して、”追加”をクリックします。
- これでプロジェクト ロール 料理長 に属するユーザーのみが新メニューへの追加の許可をだせることになりました！”発行”をクリックしてワークフローを公開しましょう。
- ワークフローの設定は複雑なものです。不安な時にはバックアップのコピーを保存しましょう。今回は取らずに公開します。
- 変更後の課題画面では、料理長のプロジェクトロールではないユーザーには下記のように表示されます。新メニュー追加確定のトランジションは表示されません。
- 下記が料理長から見た画面です。新メニュー追加確定のトランジションがしっかりと表示されていますね！このようにワークフローで設定した全ての条件を満たすユーザーのみにしかトランジションの移行は行えません。
これで、承認者は料理長の Pochi のみとなりました！同じようなワークフローで、例えば店長のプロジェクトロールのユーザーのみが経費申請の承認を行えるようにすることも可能です。
レポートを活用してプロジェクトを計画通りに進めよう！
Jira Core には沢山のレポートがありますが、ここでは上記までに作成したタスクを計画通りに進める為に役に立つレポートに焦点を当てて、解説していきます。
- トップページ ＞ ”ダッシュボード” ＞ ”ダッシュボードの管理”をクリックします。
- ダッシュボードの管理画面の右上にある”ダッシュボードを新規作成”をクリックします。
- ダッシュボードの情報を入力して、”追加”をクリックして作成しましょう。最初のうちは、他のユーザーも慣れていないと思うので、誰でも見れるように閲覧者は任意のログインユーザーにするのがお勧めです。
- お気に入りダッシュボードに追加されました。クリックして、ガジェットを追加していきましょう。
- ”新しいガジェットを追加”、または右上の”ガジェットを追加”をクリックします。次のガジェットの追加画面で、”すべてのガジェットを読み込む”をクリックします。
- 追加可能なガジェットが表示されますので、自分の好みのガジェットを追加していきましょう。例として2次元フィルター統計、自分の担当課題、円グラフの3つを追加してみます。検索画面で検索するとすぐに見つかります。
- 2次元フィルター統計では、保存済のフィルタからのデータをX軸とY軸で表示することが出来ます。例えば、あらかじめ作成しておいた備品購入 (BUY) プロジェクトの、今週期限を迎える課題のフィルタを選んで、担当者とステータスを軸に保存してみます。自動更新にチェックを入れておくと便利です。
- 下記が上記の条件で検索した場合のダッシュボードでの表示結果です。これでどのユーザーが、どの程度 TO DO の課題を抱えているのかが一目瞭然になりましたね。
- 上記で特に気をつける必要があるのが、未割り当てでTO DO にある課題です。この画面上で対象の数字をクリックすると、そのまま課題の画面に飛びますので、早速割り当てましょう。TO DO が0の Mou に割り当てた結果、未割り当ての項目がなくなり、Mou の TO DO が0から1になりました。これで安心ですね。
- 自分の担当課題では、全プロジェクト上の未解決のものを一覧で表示してくれます。表示する列は自分でカスタマイズ出来ます。今回は下記の5つの列で”保存”をクリックします。
- 下記のように表示されました。これで、自分の課題の把握が簡単になりましたね！
- 円グラフを使うと、誰がどの位課題を抱えているのかが明確になります。今回はラーメン屋物件契約のプロジェクトを選択して、統計タイプを担当者にして”保存”をクリックします。
- 担当者が抱えている課題の量に対しての円グラフが作成されました。可視化されて把握しやすくなりましたね！
- こちらが今回作成したダッシュボードです。毎朝の朝礼などで、プロジェクト内のユーザーと一緒に確認する習慣をつけるのが特にお勧めです。
お疲れさまでした！ここまで Jira Core の機能を使いこなすことが出来れば、プロジェクトをスムーズに進めていくことが出来ます。後は、実際に使いながら、必要な機能をその都度足していきましょう。特に導入初期に機能や入力項目を増やしすぎると、結局入力し切れなくなり、実際の進捗状況と Jira 上での進捗状況に差異が生まれてしまいます。チームのどの立場のメンバーも理解出来て、漏れなく入力出来るレベルでスタートするようにしましょう。
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