はじめに

みなさんは、社内からの問い合わせや申請をどのように管理していますか？
申請に必要な情報が多いときは、必要項目を記入してもらうExcelやスプレッドシートをメールで送付して、申請者に入力してもらっている方もいらっしゃるでしょう。
しかし、そういったメールでファイルを送る問い合わせ管理でも、
以下のような課題を感じることがあるかもしれません。

• 「申請内容に不備があると、メールで何度もファイルを送る必要があり時間がかかる」
• 「類似問い合わせの検索や集計がしたいが、複数のExcelファイルの検索や集計は面倒」

時間をかけて作ったExcelファイルはたしかに便利ですが、
複数回のやり取りが発生、傾向の分析が必要、といった特徴がある問い合わせ管理には不便なことが多いです。

たくさんのExcelファイルをあれこれ探す、束ねて分析するような時間は非常にもったいない。
問い合わせフォームを導入して、問い合わせ業務の効率を大幅にアップさせましょう！

問い合わせフォームを使った問い合わせ管理

Jira Service Management は、上記のようなファイルベースでの問い合わせ管理の課題を解決します。

そこで、本ドキュメントでは、
Jira Service Managementによる問い合わせフォームを使った問い合わせ管理のイメージを紹介します。

問い合わせフォームを自動作成

Jira Service Management では、入力項目を設定するだけで自動で問い合わせフォームを作成します。

問い合わせをする人は、最初に画面にしたがって情報を入力するだけ。
入力の必須化や選択肢の設定によって、スムーズかつ漏れのない申請、問い合わせが可能になります。

Jira Service Management の問い合わせフォームのイメージは以下の通りです。

問い合わせから自動チケット生成

問い合わせフォームで入力された情報は自動でJiraのチケットになります。

問い合わせのクローズに必要な情報が１チケットに集約されることで、情報の整理ができ対応効率を上げることができます。
情報が複数のExcelファイルにまたがってしまうことで作業効率が落ちてしまう、ということはなくなります。

チケット化した複数問い合わせを集計、分析

問い合わせをJiraのチケットにすることで、任意の条件でチケットを集計、分析することができます。

問い合わせ者が入力した情報をそのまま分析することができるので、分析にかかる工数を減らすことができます。
集計されたデータは問い合わせ対応の改善（フォームやワークフローの改善）に活用することで、さらなる効率化を図ることが可能です。

まとめ

Jira Service Management では、各種問い合わせにあわせたフォームをもうけることができます。
問い合わせフォームを活用することで、必要な情報の漏れをなくして解決までの時間を削減するだけでなく、
問い合わせ者が入力した情報をそのまま分析、そして改善につなげることができます。

ぜひJira Service Management を使ってファイルからチケットベースでの問い合わせ管理を始めてみましょう！