フォルダルール

ライブラリでは、フォルダのルールを定義し、コンテンツを自動的に管理できます。特定コンテンツの処理がすべて自動化されるように多数の独自ソリューションを設定すれば、自分で処理を行う必要がなくなります。

ルールでは、フォルダに格納されるコンテンツ、フォルダから移動するコンテンツ、またはフォルダに存在するコンテンツの管理方法を規定します。

コンテンツのルールは、次の3つの部分から構成されます。

• ルールをトリガーするイベント（トリガー）

• コンテンツが満たすべき条件（実行条件）

• コンテンツに対して実行されるアクション（アクション）

ルールをトリガーするイベントには、次のようなものがあります。

• アイテムがこのフォルダに作成または入力された時（コンテンツアイテムがフォルダに格納）

• アイテムが更新された時（フォルダ内のコンテンツアイテムの修正）

• アイテムがこのフォルダから削除/移動された時（コンテンツアイテムがフォルダから移動または削除）

次に、ルールを使用してタスクの繰り返しを自動化する方法の例をいくつか紹介します。

ルールの例

• 「下書き」フォルダに格納されたすべてのファイルのバージョン管理

• 「下書き」フォルダに格納されたすべてのファイルをシンプルなワークフローに組み込み

• 「完成」フォルダに格納され、「最終」タグが付けられたすべてのファイルを「アーカイブ」フォルダに移動

• 「Images」フォルダに格納されたすべてのGIFファイルをPNGファイルに変換

• 「Published」フォルダに格納されたすべてのプレゼンテーション文書をFlash形式に変換し、「Assets」フォルダにコピー

• 「入稿」フォルダに保存されたら中身を読み取って関係部署もしくは担当に通知する。

• Zipファイルが保存されたら自動的に解凍する。

フォルダのルール定義

フォルダのルールを使用して、ファイルを自動的に管理します。ルールを定義する方法には、独自のルールを作成する方法と、別のフォルダ向けに作成したルールにリンクする方法の2通りがあります。

定義したルールは、フォルダに新しく追加されたコンテンツだけに適用されます。ルールの定義前からフォルダに存在していたファイルには適用されません。ルールの実行アクションを使用すると、フォルダルールを手動で適用できます。

注：フォルダ自体にルールが設定されていない場合でも、親フォルダからルールを継承している可能性があります。Rulesページでメッセージを見ると、該当するかを確認できます。

ルールの作成

フォルダのルールは、Eメールにルールを適用する場合とほぼ同じ方法で作成できます。

注：ルールがフォルダに適用済みの場合（（アイコン）アイコンで表示）は、一連のルールを追加する方法で新しいルールを追加できます。

1. ルールが未適用のフォルダにカーソルを置いて、その他>ルールの管理の順にクリックします。

2. ルールの作成をクリックします。

3. ルールの名前と説明（オプション）を入力します。

4. ルールをトリガーするタイミングを選択します。

   • アイテムがこのフォルダに作成または入力された時：このフォルダに追加されたコンテンツにルールを適用します。フォルダにコピーされたアイテム、フォルダで作成されたアイテム、フォルダにアップロードされたアイテムがすべて含まれます。

   • アイテムが更新された時：このフォルダ内のアイテムが修正された場合にルールを適用します。

   • アイテムがこのフォルダから削除/移動された時：このフォルダから移動したコンテンツまたは削除されたコンテンツにルールを適用します。

   注：ルールには、複数のイベント、条件、およびアクションを設定できます。+または-をクリックし、行を追加または削除してください。

5. ルールの適用条件を、すべての条件を満たす場合かすべての条件を満たさない場合、またはその両方から選択します。

   次に、ルールのトリガーに適用できる条件の例を3つ示します。
   （例）

   • アイテムのタイトルに「緊急」という言葉が含まれている場合にルールを適用（すべての条件を満たす場合）

   • アイテムのタイトルに「緊急」という言葉が含まれていない場合にルールを適用（すべての条件を満たさない場合）

   • アイテムのタイトルに「緊急」という言葉が含まれていて、かつ指定された日付より前にアイテムが作成されていない場合にルールを適用（すべての条件を満たす場合およびすべての条件を満たさない場合）

6. ルールを適用するコンテンツの基準を選択します。+と-のアイコンで、さらに基準を追加や削除できます。

   注：基準メニューでShow その他を選択すると、選択可能な追加プロパティが表示されます。Select propertyページのフォルダを使用し、プロパティを検索してから、ページの右側でプロパティを選択します。Show in menuを選択すると、現在のルールの条件リストすべてにそのプロパティが表示されます。

7. 条件が満たされた場合に実行するルールアクションを選択します。

   アクションを選択したら、オプションをさらに選択する必要があります。たとえば、アイテムのコピーまたは移動を選択した場合は、選択をクリックし、コンテンツのコピー先または移動先を指定します。

   注：コピーオプションでは該当するフォルダ内のアイテムだけがコピーされ、サブフォルダ内のコンテンツはコピーされません。サブフォルダおよびその中のコンテンツもコピーする場合は、さらにDeep Copyオプションを選択します。（アイコン）アイコンは、条件またはアクションで必要な情報が不足していることを示します。

8. 追加のオプションを選択します。

   • ルールを無効にする：ルールをオフにします。

   • ルールをサブフォルダにも適用する：このフォルダおよびそのサブフォルダすべてにルールを適用します。

   • ルールをバックグラウンドで実行する / エラーが発生した場合に実行するルール:：ルールの実行中に作業を継続できます。ルールでエラーが発生した場合に実行するアクションを選択することもできます。これらのアクションはAlfresco管理者が設定します。

9. 作成または連続作成をクリックしてこのルールを保存し、別のルールの作成を開始します。

ルールのアクション

Alfresco Shareでルールを設定すると、数多くのデフォルトアクションを使用できます。

イベントの基準および選択した条件を満たすファイルに対して、選択したアクションが実行されます。

ルールの作成前にルールをサブフォルダにも適用するオプションを選択していない場合、サブフォルダ内のファイルにアクションは適用されません。

注：Alfresco Records Managementなどのモジュールの場合、またはAlfresco管理者によって設定されている場合は、追加のルールアクションを使用できます。

既存ルールセットへのリンク

ルールセットにリンクするオプションを使用すると、別のフォルダに定義されている既存のルールセットを再利用できます。

注：リンクしたルールがフォルダに適用済みの場合（ルールは（アイコン）アイコンで表示）は、別のルールセットをリンクする方法で新しいルールにリンクできます。

1. ルールが未適用のフォルダにカーソルを置いて、その他>ルールの管理の順にクリックします。

2. ルールセットにリンクするをクリックする。

3. 使用するフォルダを特定します。
   サイトを選択してからフォルダを選択します。一覧表示のルールをチェックし、正しいフォルダにリンクしていることを確認します。

   注：自分にアクセス権がない場所は無効となっています。

4. リンクをクリックします。

   注：ルールセットの表示をクリックするとルールの詳細を表示できます。変更…をクリックすると、リンクする別のルールを選択できます。

5. 完了をクリックします。

簡易ワークフローの作成

レビューステップと承認ステップとで構成された、シンプルなワークフローを開始するルールを設定できます。このタイプのルールを適用するフォルダに格納されたアイテムでは、追加アクションを使用できます。

ユーザーアクションおよびフォルダ間のコンテンツのフローを指定するルールを設定します。他のフォルダにもルールを作成して、異なる場所の間でコンテンツを順に渡すことで、シンプルなワークフローを複雑にすることもできます。

Open

図.1 処理の実行「簡易ワークフローを追加する」

たとえば、コンテンツを次のように管理するシンプルなワークフローを作成するルールを設定できます。

（例）

• 下書きフォルダに追加されたコンテンツをユーザーが承認できます。

• 承認されると、コンテンツは承認待ちフォルダに移動します。

• 承認待ちフォルダのコンテンツをマネージャが承認できます。

• 承認されると、コンテンツは公開フォルダに移動します。コンテンツが却下された場合は下書きに戻されます。

注：フォルダのルールを作成すると、作成後にフォルダに追加されたすべてのコンテンツアイテムに対してルールが適用されます。ルールの作成前からフォルダに置かれていたコンテンツアイテムにはルールは適用されません。ただし、ルールの実行アクションを使用すると、新規のルールが既存のコンテンツに必ず適用されます。

1. ルールが未適用のフォルダにカーソルを置いて、その他>ルールの管理の順にクリックします。

2. ルールの作成をクリックします。

3. ルールの名前と説明（オプション）を入力します。

4. ルールをトリガーするタイミングを選択します。
   
   

   Open

   

   図.2 ルールの定義

   • アイテムがこのフォルダに作成または入力された時このフォルダに追加されたコンテンツにルールを適用します。フォルダにコピーされたアイテム、フォルダで作成されたアイテム、フォルダにアップロードされたアイテムがすべて含まれます。（図.2参照）

   • アイテムが更新された時：このフォルダ内のアイテムが修正された場合にルールを適用します。（図.2参照）

   • アイテムがこのフォルダから削除/移動された時：このフォルダから移動したコンテンツまたは削除されたコンテンツにルールを適用します。（図.2参照）

   注：ルールには、複数のイベント、条件、およびアクションを設定できます。+または-をクリックし、行を追加または削除してください。

5. ルールの適用条件を、すべての条件を満たす場合かすべての条件を満たさない場合:、またはその両方から選択します。

   次に、ルールのトリガーに適用できる条件の例を3つ示します。
   （例）

   • アイテムのタイトルに「緊急」という言葉が含まれている場合にルールを適用（すべての条件を満たす場合）

   • アイテムのタイトルに「緊急」という言葉が含まれていない場合にルールを適用（すべての条件を満たさない場合）

   • アイテムのタイトルに「緊急」という言葉が含まれていて、かつ指定された日付より前にアイテムが作成されていない場合にルールを適用（すべての条件を満たす場合およびすべての条件を満たさない場合）

6. ルールを適用するコンテンツの条件を選択します。+と-のアイコンで、さらに条件を追加や削除できます

   注：プルダウンメニューで続きを見る…を選択すると、選択可能な追加プロパティが表示されます。プロパティの選択ページのフォルダを使用し、プロパティを検索してから、ページの右側でプロパティを選択します。メニューに表示を選択すると、現在のルールの条件リストすべてにそのプロパティが表示されます。（図.3参照）
   
   

7. アクションとして簡易ワークフローを追加するを選択します。

8. ワークフローに承認ステップを追加するには、承認をクリックして詳細を入力します。

   1. 処理ラベルを入力します。

      これは、関連コンテンツで使用可能な新規追加オプションとして表示されます。ラベルを変更しない場合は、このフォルダの関連アイテムで新しい　承認オプションが使用できるようになります。

   2. 承認されたコンテンツのコピーまたは移動を選択して選択をクリックし、コンテンツのコピー先または移動先を設定します。

   3. OKをクリックします。

9. ワークフローに却下ステップを追加するには、チェックボックスをオンにして却下をクリックし、詳細を入力します。

   1. 処理ラベルを入力します。

      これは、関連コンテンツで使用可能な新規追加オプションとして表示されます。ラベルを変更しない場合は、このフォルダの関連アイテムで新しい却下オプションが使用できるようになります。

   2. 却下されたコンテンツのコピーまたは移動を選択して選択をクリックし、コンテンツのコピー先または移動先を設定します。

   3. OKをクリックします。

10. 追加のオプションを選択します。

    • ルールを無効にする：ルールをオフにします。

    • ルールをサブフォルダにも適用する：このフォルダおよびそのサブフォルダすべてにルールを適用します。

    • ルールをバックグラウンドで実行する / エラーが発生した場合に実行するルール：ルールの実行中に作業を継続できます。ルールでエラーが発生した場合に実行するアクションを選択することもできます。これらのアクションはAlfresco管理者が設定します。

11. 作成または連続作成をクリックしてこのルールを保存し、別のルールの作成を開始します。

文書ライブラリで、アイテムの左側にあるアイコンは、簡易ワークフローがアイテムに適用されていることを示します。承認と却下のアクション（ラベル定義あり）は、これらのアイテムのアクションリストに表示されます。

プロセスの開始アクションの詳細

プロセスの開始アクションを使用すると、Alfresco Process Servicesプロセスを起動するフォルダルールを作成できます。ルール定義の処理の実行セクションでプロセスの開始を選択してからOptionsボタンをクリックします。（図.4参照）

• プロセス定義：使用するProcess Servicesのプロセスモデルをドロップダウンリストから選択します。ドロップダウンリストには、Process Servicesのレビュープロセスと、アクセス権のあるProcess Servicesアプリで作成された他のカスタムプロセスがすべて含まれます。

• プロセス名：ルールがトリガーされたときのプロセスインスタンスに付けるカスタム名を入力します。

• 項目の追加：このドロップダウンリストには、プロセスに関連付けられたStart formに含まれる必須フィールドが表示されます。コンテンツアイテムのフォームフィールド IDを選択して、値を定義できます。

• 値：選択した追加フォームのフィールドに必要な値を入力します。選択したプロセスのStart Formにあるすべての必須フィールドに値を指定する必要があります。Start formの他のフィールドの値はオプションです。

プロセスの開始アクションの使用に関する重要事項：

• Alfresco Content Servicesでプロセスの開始アクションを使用したルールを作成するには、Alfresco Process Servicesのユーザーである必要があります。

• Alfresco Process Servicesアクションのルールが定義されたフォルダのコンテンツアクションを実行するには、Alfresco Content ServicesおよびAlfresco Process Servicesのユーザーである必要があります。

• プロセスの開始アクションは「Create」イベントだけで動作するよう設計されています。「Update」イベントに使用することはできません。

• プロセスの開始アクションのルールを作成する場合は、「Content of type or sub-type」の基準が「Content」に設定されている必要があります。

• アクションに割り当てられた担当者はAlfresco Process Servicesのユーザーである必要があります。

• Content ServicesからトリガーされるAlfresco Process Servicesのプロセスを設計する場合は、「content」という名前のAttach FileフィールドがあるStart formがプロセス定義に含まれている必要があります。

• Alfresco Process ServicesアクションからトリガーされたAlfresco Process Servicesのプロセスおよびそれに関連するタスクは、Alfresco Process Services関連のインターフェイスを介したときだけ管理でき、Alfresco Shareを介してでは管理できません。

一連のルールの操作

ルールセットを構成する個々のルールは、簡単に表示および管理できます。ルールの追加、編集、削除、ルールの無効化、および実行順の変更が可能です。また、ルールを手動で実行することもできます。

多数のルールを作成し一連のルールを構成してから、複数のルールをフォルダに適用できます。

ルールが定義されたフォルダのルールの管理アクションを選択すると、ルールページが2つに分割されます。（図.5参照）

ページの左側には、ルールセットを構成するルールの一覧が表示されます。親フォルダからルールを継承しているフォルダの場合は、継承したルールもここに表示されます。ルールは、一覧表示されている順序で実行されます。継承したルールは必ず最初に実行されます。

• ルールの左にあるチェックマークは、そのルールが有効であることを意味します。

• このリストで各ルールを選択すると、ページの右側に詳細が表示されます。

• ルールに関する問題の解決方法は、ルールとアクションのトラブルシューティングを参照してください。

ルールセットへの追加

ルールセットには、任意の数の個別ルールを含めることができます。また、必要に応じて新規ルールをフォルダに追加できます。

1. ルールが適用されたフォルダ（ルールアイコンで表示）にカーソルを置いて、その他>ルールの管理の順にクリックします。

2. 新しいルールをクリックします。

   新しいルールページでは、最初にルールを作成したときとまったく同じ方法でルールセットに新しいルールを追加できます。ルールの作成を参照してください。

最後のルールを作成したら、ルールページに戻ります。新たに作成された各種ルールは、すべてルールセットの最後に追加されます。

ルールの編集

ルールを随時再確認して変更を加え、最新の状態に維持することが必要な場合があります。特定のルールが不要になったとしても、それが将来また必要になると思われる場合は、そのルールを無効にしておくことができます。

1. ルールが適用されたフォルダ（ルールアイコンで表示）にカーソルを置いて、その他>ルールの管理の順にクリックします。

2. ページの左側で、編集するルールをクリックします。

   注：これにより、ページの右側にルールの概要が表示されます。ここでは、リンクしたルールや継承したルールを編集できません。この操作はルールを作成したフォルダで行う必要があります。

3. 編集をクリックします。

4. 変更を行います。名前、説明、ルール定義、オプションのルール詳細を編集できます。

5. 保存をクリックします。

ルールの削除

フォルダに適用されているルールが不要になった場合は、そのルールを個別に削除できます。

1. ルールが適用されたフォルダ（ルールアイコンで表示）にカーソルを置いて、その他>ルールの管理の順にクリックします。

2. ページの左側で、削除するルールをクリックします。

   このルールを再び使用すると思われる場合は、削除ではなくルールの無効化を検討してください。ルールを編集してこの操作を行います。

   注：ここでは、リンクしたルールや継承したルールを削除できません。この操作はルールを作成したフォルダで行う必要があります。

3. 削除をクリックします。

4. 削除の確認を求められたら、削除をクリックします。

ルールセット内のルールの並べ替え

ルールセット管理の一環として、ルールの実行順を選択できます。継承したルールがフォルダにある場合、そのルールはリストされた順序で必ず先に実行されます。無効と指定されたルールは実行されません。

1. ルールが適用されたフォルダ（ルールアイコンで表示）にカーソルを置いて、その他>ルールの管理の順にクリックします。

2. ページの左側で、リスト内の希望する位置にルールをドラッグ＆ドロップします。（図.6参照）

   注：ここでは、リンクしたルールや継承したルールを並べ替えできません。この操作はルールを作成したフォルダで行う必要があります。ルールセットを最後に保存した順序に戻すには、リセットをクリックします。

3. 保存をクリックします。

継承したルールのオン/オフ切り替え

フォルダが親フォルダからルールを継承している場合は、必要に応じてそのルールを簡単にオン/オフ切り替えることができます。

継承したルールのオン/オフ切り替えは個々のフォルダレベルで動作するため、他のフォルダには影響しません。

1. ルールが適用されたフォルダ（（アイコン）アイコンで表示）、ルールの管理の順にカーソルを置きます。

   継承したルールがフォルダにある場合、そのルールはページの左側に表示されます。

2. ルールを継承するをクリックします。

   そのフォルダの継承ルールがオフになり、ルールを継承しないが表示されます。ルールを継承しないをクリックすると、そのフォルダの継承ルールがオンに戻ります。

ルールの手動実行

ルールセットを作成または編集した場合、ルールは既存のフォルダアイテムには自動適用されません。ルールはいつでも手動で実行し、すべてのコンテンツに適用できます。条件を満たすアイテムだけが対象となります。

1. ルールが適用されたフォルダ（ルールアイコンで表示）にカーソルを置いて、その他>ルールの管理の順にクリックします。

2. ルールの実行…をクリックします。

3. ルールの実行方法を次から選択します。

   • このフォルダ用のルールを実行する

   • このフォルダそのサブフォルダ用のルールを実行する

   メッセージを見ると、ルールがいつ実行されたかを確認できます。

リンクしたルールの操作

リンクしたルールがフォルダにある場合は、フォルダ自体のルールセットがある場合よりも編集オプションが少なくなります。別のルールセットにリンクすることも、リンクを完全に解除することもできます。（図.7参照）

リンクしたルールのあるフォルダに対してルールの管理アクションを選択した場合、ルールページには、参照されるルールセットがあるフォルダの名前とパスが表示されます。

注：フォルダは、親フォルダからルールを継承する場合もあります。メッセージを見ると、これに該当するかを確認できます。

ルールセットに対する変更は、ルールが最初に定義されたフォルダで行う必要があります。ソースフォルダのルールページには、ルールセットの表示をクリックすれば簡単に移動できます。

別のルールセットへのリンク

ルールのリンク先を変更する場合、別のルールセットに簡単にリンクできます。

1. ルールが適用されたフォルダ（（アイコン）アイコンで表示）にカーソルを置いて、その他>ルールの管理の順にクリックします。

2. 変更…をクリックします。

   注：このオプションは、リンクしたルールがフォルダにある場合に表示されます。

3. サイトを選択してからフォルダを選択します。

   アクセス権のある場所だけを選択できます。

4. リンクをクリックします。

   元のルールセットへのリンクが解除され、新しいルールセットへのリンクが作成されます。

5. 完了をクリックします。

ルールセットへのリンクの解除

ルールが不要になった場合は、ワンクリックでリンクを解除できます。これにより、ルールがフォルダに適用されなくなります。

1. ルールが適用されたフォルダ（（アイコン）アイコンで表示）にカーソルを置いて、その他>ルールの管理の順にクリックします。

2. リンクの解除をクリックします。

   注：このオプションは、リンクしたルールがフォルダにある場合に表示されます。

   これで、現在のフォルダとルール間のリンクが解除されます。