ファイルとフォルダ

ファイルをサイトに追加すると、サイトメンバーがそのファイルにアクセスして作業できます。メンバーは、ファイルの追加以外にも、ファイルの表示、ダウンロード、編集、削除が可能です。

ファイルの編集

コンテンツの編集には複数の方法があります。ファイルタイプが対応していれば、これらの方法をいつでも利用できます。.

オフライン編集：アクションを使用すると、コンピュータにファイルをダウンロードして、ファイルを編集できます。このとき、ライブラリのファイルは他のユーザーが同時に編集できないようにロックされます。このアクションはすべてのファイルで使用できます。

Microsoft Office編集：アクションを使用すると、対応するMS Officeプログラムでファイルを編集できます。編集中は、Alfresco Shareではファイルがロックされます。Microsoft Office 2003以降のファイルだけで使用できます。

Alfresco Share編集：アクションを使用すると、テキスト形式、HTML、またはXMLのファイルをドキュメントライブラリで直接編集できます。このようなファイルタイプのファイルはすべて、ライブラリのCreate機能で作成できます。

Googleドキュメント編集：アクションを使用すると、Googleドキュメントでファイルを操作できます。編集中は、Alfresco Shareではファイルがロックされます。文書、プレゼンテーション、およびスプレッドシートの各形式がサポートされています。

ファイルのプロパティの編集や、既存ファイルの新バージョンとしてコンテンツをアップロードすることもできます。

ファイルのオフライン編集

オフラインでファイルを編集すると、ファイルはコンピュータにダウンロードされ、オフライン変更中に他のユーザーが上書きできないようにライブラリのファイルはロックされます。

1. ファイルにカーソルを置いて、その他>Edit Offlineの順にクリックします。

   続けて表示されるプロンプトはブラウザにより異なります。

2. プロンプトに従います。ファイルを開くか保存するかを求められた場合は、コンピュータにファイルを保存します。

   注：ファイルは、ブラウザの設定によって、コンピュータ上のデフォルトの場所に自動的に保存される場合があります。

   ファイルは（ライブラリの左側の）あなたが編集中ビューに追加されます。元のファイルは、ライブラリの元の場所に存在しています。アイコンにより、ファイルが編集用にロックされていることが表示されます。

3. これで、ダウンロードしたバージョンを開いて編集できるようになりました。

   作業が終了したら、Upload New Versionをクリックし、編集済みバージョンをAlfresco Shareにアップロードします。

   Cancel Editingをクリックすると、変更を加えることなくファイルのロックを解除できます。

Alfresco Shareでのファイル編集

テキスト形式、HTML、およびXMLのファイルは、Alfresco Shareで直接編集できます。

注：このアクションは、Inline Editableアスペクトが設定されているファイルにも使用できます。

1. ファイルにカーソルを置いて、その他>Alfresco Shareの順にクリックします。

   コンテンツの編集ページが表示されます。

2. 必要に応じて、ファイルの詳細とコンテンツを編集します。

   ファイル名に次の特殊文字をサポートしません * " < > \ / . ? : and |. 使用できない文字が名前に含まれている場合、作成または保存ボタンは無効になります。

   注：最後の文字以外であれば、フォルダ名にピリオドを含めることができるので、拡張子を追加できます（例：.txt、.html、または.xml）。

3. 「保存」をクリックしてください。

注：Alfresco Shareから直接作成したコンテンツ、もしくはInline Editableアスペクトが設定されているファイルにのみ「Alfresco Shareで編集」が表示されます。

Microsoft Officeでのファイル編集

Alfresco Shareから、Microsoft Officeのファイルを直接編集できます。ファイルの編集中は、編集を終了するまでShareでロックされます。

注：Macで作業をする場合は、必ず最新のマイナーバージョン番号のMicrosoft Officeをアップデートしてください。古いバージョンがインストールされている場合は、文書を開く際に問題が発生するおそれがあります。

1. ファイルにカーソルを置いて、その他>Microsoft Officeで編集の順にクリックします。

   信頼できるコンテンツかを確認するメッセージが表示されます。

   別のウィンドウでファイルが開きます。Shareでは、ファイルのロックが表示されます。

   注：さらに、Shareのログイン詳細の入力とEnable Editingが要求される場合があります。

2. ファイルを編集します。

   マイナーバージョン番号が、ファイルを保存するたびにShareで更新されます。Microsoft Officeの標準機能はすべて使用できます。

3. 作業が終了したら、ファイルを保存して閉じます。

Googleドキュメントでのファイル編集

Googleドキュメント編集アクションは、Googleドキュメントで編集可能な任意のファイルで使用できます。一般的な文書、プレゼンテーション、およびスプレッドシートの形式がサポートされています。

編集したファイルは一時的にGoogleドキュメントに格納された後、Alfresco Shareにチェックインした際にGoogleドキュメントから削除されます。

1. ファイルにカーソルを置いて、その他>Googleドキュメント編集の順にクリックします。

   プロンプトが表示されたら、Googleドキュメントアカウントにアクセスする許可をShareに与えます。Alfresco ShareプロファイルにGoogle Usernameがある場合は、その名前がデフォルトアカウントとして使用されます。

   注：Googleドキュメントのポップアップを許可するようブラウザから求められた場合は、ポップアップ表示を許可してください。Safariを使用している場合は、設定ですべてのポップアップを有効にしなければGoogleドキュメントを使用できません。そのため、セキュリティ上の理由から、別のブラウザが必要になる場合があります。編集用にロックされているファイルに戻る場合は、Googleドキュメントでの編集を再開アクションを使用します。

   新規ブラウザタブでの、Googleドキュメントでファイルが開きます。ファイルの作業中に他のユーザーが編集できないように、Shareではファイルがロックされます。ファイルは、変更内容を破棄するか保存するまでロックされた状態となります。

2. コンテンツを編集します。

3. 作業が終了したら、Googleドキュメントのブラウザタブを閉じます。

   Alfresco Shareでは、Googleドキュメントで開かれていることを示すアイコンがファイルに表示されます。

4. Alfresco Shareで、その他>Googleドキュメントからチェックインの順にクリックします。

   Googleドキュメントでの編集を再開を選択して編集を継続したり、Googleドキュメントでの編集をキャンセルを選択して編集セッションと変更内容を破棄したりすることもできます。

5. バージョン情報ダイアログボックスで、メジャーリビジョンかマイナーリビジョンかを指定してから、更新内容に関連する情報を追加します。

6. OKをクリックします。

   これにより、ファイルがAlfresco Shareに保存され、ファイルのロックが解除されます。

   注：Googleドキュメントの操作の詳細は、GoogleドキュメントのFAQを参照してください。

Googleドキュメントのファイルの共有（同時編集）

Googleドキュメントのファイルを編集中にファイルを共有すると、複数のユーザーが同時に文書を操作できます。

1. ファイルにカーソルを置いてその他>Googleドキュメント編集の順にクリックするか、ファイルプレビュー画面からこのオプションを選択します。

   プロンプトが表示されたら、Googleドキュメントアカウントにアクセスする許可をAlfresco Shareに与えます。

   注：編集用にロックされているファイルに戻る場合は、Resume Editing in Googleドキュメントアクションをクリックします。

   Googleドキュメントでファイルが開きます。ファイルの作業中に他のユーザーが編集できないように、Shareではファイルがロックされます。ファイルは、変更内容を破棄するか保存するまでロックされた状態となります。

2. 共有をクリックします。

3. ユーザーやグループと共有の下にあるテキストボックスに、共有したいユーザーのEメールアドレスを入力します。共有するユーザーは、1人だけを追加、メーリングリストを追加、または連絡先から選択できます。

4. 各コラボレータの横にあるメニューから、次のアクセスレベルを選択します：閲覧者、閲覧者（コメント可）、または編集者。

5. 送信をクリックします。

   Open

   

   図.1 Googleドキュメントの共有

   文書を共有したすべてのユーザーが、ファイルへのリンクが記載されたEメールを受け取ります。このリンクをクリックすると、ユーザーが編集セッションにいる間、他の共有ユーザーがファイルを表示して編集できるようになります。ユーザーがファイルをShareに保存するか、変更内容を破棄した場合は、上記の手順を再度実行しない限り、他の共有ユーザーはそれ以上ファイルを編集できなくなります。

6. 編集が終了したら、Google Driveのタブを閉じ、Shareの編集セッションでSave to Alfresco Shareをクリックします。

GoogleドキュメントのFAQ

Googleドキュメントでの作業で問題が発生した場合は、次のリストに目を通し、問題の解決方法があるかを確認してください。

ファイルとフォルダのプロパティ編集

ファイルやフォルダの名前、説明、タグを変更するには、その基本的な詳細情報を編集します。これらのプロパティは「メタデータ」とも呼ばれます。

注：選択したファイルまたはフォルダに分類可能アスペクトが適用されている場合は、さらにCategoriesオプションが使用できるようになります。

1. ファイルまたはフォルダにカーソルを置いて、プロパティの編集をクリックします。

   プロパティの編集ダイアログボックスに、そのアイテムの基本メタデータが表示されます。右上にあるすべてのプロパティリンクには、そのアイテムで利用できる一連のプロパティが表示されます。

2. 詳細情報を編集します。

   名前は、次の特殊文字をサポートしません。* " < > \ / ? : and |.

   注：最後の文字以外であれば、名前にピリオドを含めることができます。

3. タグラベルの下にある選択をクリックし、タグの関連付けを編集します。既存のタグを追加や削除することも、新しいタグを作成することもできます。（図.2参照）

   Selectページの左側の列に、このネットワークで使用されているタグの一覧が表示されます。右側の列には、フォルダまたはアイテムに関連付けられているタグが表示されます。
   
   

   Open

   

   図.2 新しいタグを追加する

   1. 新規タグの作成：タグ名を入力して（ペンシル＋アイコン）新しいアイテム作成アイコンをクリックします（またはEnterキーを押します）。タグは一度に1つずつ作成します。単一の単語でも複数の単語でも構いません。（図.2参照）

   2. 既存タグの追加：左側の列でタグを特定して（アイコン）Addアイコンをクリックし、現在のフォルダまたはアイテムに関連付けます。

   3. 既存タグの削除：右側の列でタグを特定して（アイコン）Removeアイコンをクリックします。

   4. OKをクリックして変更内容を保存します。

   注：タグは、既存のタグまたは文書ライブラリのタグなし部分にカーソルを置くと追加、編集、削除を実施できます。

ファイルの操作

新規バージョンのアップロード

コンピュータからコンテンツをアップロードすると、ファイルを更新できます。

自分がロックしたファイルにこの操作を行うと、コンテンツが更新されると同時にロックが解除されます。ロックされていないファイルにこの操作を行うと、あらかじめコンピュータにファイルをダウンロードしなくてもファイルを更新できます。

1. 更新するファイルを特定します。

   あなたが編集中ビューには、編集用にロックされたファイルが表示されます。

2. ファイルにカーソルを置いて、その他>新規バージョンのアップロードの順にクリックします。（図.4参照）

3. ファイルの更新ダイアログボックスでアップロードするファイルの選択をクリックします。（図.5参照）

4. コンピュータからアップロードするファイルを特定して選択します。

   注：異なる名前またはファイルタイプのファイルを選択すると、そのファイルが表示されます。次のステップを続行、操作をキャンセル、またはアップロードする別のファイルを選択できます。続行すると、アップロードしたファイルの名前もしくはファイルタイプ、またはその両方が使用されます。

5. マイナーリビジョン（若干の変更）かメジャーリビジョン（大幅な変更）かを指定します。

6. コメントボックスで、更新に関連する情報があればそれを追加します。

7. アップロードをクリックします。

8. プログレスバーにアップロードの完了が表示されたら、OKをクリックします。

   ロックされたファイルを更新するとロックが解除され、あなたが編集中ビューにファイルが表示されなくなります。

ファイルのダウンロード

Alfresco Shareからすぐにファイルをダウンロードして、ローカルコピーを作成できます。

重要：ロックされたファイルを選択した場合、実際には最後にShareに追加されたバージョンがダウンロードされますが、これは古いファイルである場合があります。編集用にこのファイルをロックしたユーザーが、Shareの外部で最新バージョンを保有している可能性があるためです。

1. ファイルまたはフォルダにカーソルを置いて、DownloadまたはDownload as Zipをクリックします。

   ファイルを開くか保存するかを求められます。ファイルは、ブラウザの設定に応じて、コンピュータ上のデフォルトの場所に自動的に保存される場合があります。
   注：Download as Zipでは、4GBを超えるzipファイルを作成できません。

2. コンピュータにファイルを保存します。

   注：複数のファイルやフォルダを選択して、Selected ItemsメニューからDownload as Zipを選択することもできます。Microsoft Office、PDF、または他のテキストベースのファイルタイプ（画像や動画を除く）のファイルの場合は、ファイルプレビュー画面で元の形式またはPDFとしてファイルをDownloadすることもできます。

ファイルの共有

ファイルは、Alfresco Shareアカウントがないユーザーとも簡単に共有できます。共有アクションをクリックして生成されたURLを、Eメールで送信したり、ソーシャルネットワークWebサイトで公開したりできます。

このURLにアクセスできるユーザーがファイルを表示できます。Alfresco Shareのアカウントがあればサインインできます。また、アカウントがなくても作成できます。

このオプションは、文書ライブラリの詳細ビューおよびファイルプレビュー画面で使用できます。文書ライブラリのグラフィカルビューで、共有アイコンをクリックするとオプションが表示されます。

共有中はアイコンがオレンジ色で表示され、共有していない場合はグレーで表示されます。

共有の実行

1. 文書ライブラリで、共有するファイルを特定します。

   ファイルは共有できますが、フォルダはできません。

2. 共有をクリックします。（図.6参照）

   ウィンドウが開き、このファイルの共有URLが表示されます。

   注：Viewアクションを使用するとファイルがプレビューされるので、そのファイルが共有したいコンテンツであることを確認します。

3. リンクの共有方法を表すアイコンをクリックします。

   注：このリンクは、コピーして、Eメールや文書など任意の場所に貼り付けることもできます。

   共有オプションを選択すると、その選択内容に関連するページが表示されます。

4. 表示されたページに詳細情報を入力して、リンクを共有します。

   • Email：Eメールの件名と本文があらかじめ入力されます。受信者を追加し、必要に応じてメッセージを編集して送信します。

   • Facebook：コメントを記入してリンクとともに投稿し、共有方法を選択します。共有リンクをクリックします。

   • Twitter：必要に応じてメッセージを編集して、Tweetをクリックします。

   • Google+：コメントを記入してリンクとともに投稿し、共有相手を指定します。共有をクリックします。

   注：Microsoft Office、PDF、または他のテキストベースのファイルタイプ（画像や動画を除く）のファイルの場合は、ファイルプレビューで（共有アイコン）をクリックして、アイテムへのリンクを共有することも、Link to current pageを選択することもできます。

共有の解除

共有したファイルを公開する必要がなくなった場合は、リンクを解除できます。リンクを無効化すると、他のユーザーがアクセスしようとしても公開ページを開くことができなくなります。

1. 共有済みのファイルを特定します。

2. 共有をクリックします。アイテムのURLを表示したウィンドウが表れます。

3. 共有の解除をクリックします。

注：共有の解除を行い、その後に共有を行う場合、共有URLリンクは毎回同じではありません。毎回共有URLは変更されます。

メタデータの適用（アスペクト、文書タイプ）

アスペクトの適用

アスペクトを使用すると、追加機能、プロパティ、またはオプションをファイルに適用できます。Alfresco Shareには、多数のデフォルトアスペクトがあります。

アスペクトは、管理ツールのモデルマネージャーで追加・変更・削除ができます。

使用可能なアスペクトの詳細リストと動作については、別途「アスペクトについて」を参照してください。

1. ファイルを選択し、ファイルプレビュー画面に表示します。

2. ファイルの処理リストで、アスペクトの管理をクリックします。（図.7参照）

3. 追加可能リストで、ファイルに追加するアスペクトの横にある（+アイコン）をクリックします。

   （×アイコン）をクリックすると、現在選択中リストから既存のアスペクトが削除されます。

4. 変更を適用をクリックします。（図.7参照）

   選択したアスペクトがファイルに適用されます。ファイルに適用された追加プロパティは、ファイルプレビュー画面に表示されます。ファイルの処理のプロパティの編集を使用すると、これらのプロパティを編集できます。

コンテンツタイプ（文書タイプ）の変更

ファイルのコンテンツタイプは、デフォルトの値からより具体的な値に変更できます。

コンテンツタイプを変更できるのは、Alfresco管理者がコンテンツタイプのプロパティを設定済みで、ファイルにタイプを指定することでファイルを拡張できる（例：標準文書をポリシー文書に変更するなど）場合に限られます。

1. ファイルをクリックして、ファイルプレビュー画面で表示します。

2. ファイルの処理リストでタイプの変更をクリックします。

   タイプの変更ダイアログボックスが表示されます。

3. 必要なタイプを選択します。

   注：Alfresco管理者がタイプを定義するまで新しいタイプリストは空です。

4. OKをクリックします。

   ファイルにタイププロパティを指定すると、そのプロパティはファイルプレビュー画面とファイルのプロパティの編集画面の両方に表示されます。

ファイルとフォルダの権限管理

ファイルとフォルダの権限管理

ドキュメントライブラリに追加したコンテンツに対するデフォルトのサイト権限は、オーバーライドできます。これにより、コンテンツに対するサイトメンバーの表示権限や操作権限を制御できます。

各ユーザーには、サイト内で割り当てられた役割（マネージャ、コラボレータ、コントリビュータ、コンシューマ）があり、役割ごとに一連のデフォルト権限が設定されています。これにより、サイトメンバーがサイト内で実行できるアクションを制御します。

注：Content Services 6.2.2以降では、明示的な権限がない（つまり、親からすべての権限を継承している）ノードで権限を変更すると、子ノードでのACL伝播に時間制限が設定されます。これは、リソースの制限により、1回のトランザクションで変更が同期的に実行されない大規模なノードツリーに必要です。このような場合、ノードに対する更新には非同期処理がスケジュールされますが、これは設定された制限時間内に完了できない変更の場合に必ず実施されます。この制限は、\tomcat\shared\classes\alfresco-global.propertiesファイルのsystem.fixedACLs.maxTransactionTimeプロパティを変更することで設定できます。この処理はfixedACLsUpdaterジョブが対応しますが、このジョブの実行はsystem.fixedACLsUpdater.cronExpressionプロパティのCRON式を変更してスケジュールできます。

権限の管理機能はサイト権限よりも優先されます。この機能を使用すると、特定のコンテンツアイテムまたはフォルダに付与されたユーザーのサイトでの役割をオーバーライドできます。つまり、特定のコンテンツに対して、ライブラリの他のコンテンツに対する権限より権限が高いまたは低いアクセス権をサイトメンバーに付与できます。

これは、決められたサイトメンバーのグループだけにコンテンツを非表示にして制限する場合に非常に有効です。

注：コンテンツのセキュリティは必ず確保してください。ファイルまたはフォルダへのアクセス権を付与すると、親フォルダへのアクセス権はなくても、そのファイルやフォルダまでのパンくずリストは見えるようになります。

注：サイトのメンバーではないユーザーには権限を付与しないでください。権限を付与すると、ドキュメントライブラリで問題が発生するおそれがあります。

1. ライブラリのファイルまたはフォルダにカーソルを置いて、その他>権限の管理の順にクリックします。（図.8参照）

2. 継承した権限を管理します。

   • （✔︎アイコン）継承した権限は、親フォルダから権限を継承していることを示します。このボタンをクリックすると、継承した権限を無視します。

   • （🚫アイコン）継承した権限は、親フォルダから権限を継承していないことを示します。このボタンをクリックすると、権限を継承します。

3. ローカル権限を管理します。

   1. ユーザー/グループの追加をクリックします。（図.9参照）

   2. 権限を定義するユーザーを検索します。

   3. 検索をクリックするか、Enterキーを押します。

      ユーザーのリストが返されます。

   4. 追加をクリックして、ローカルで設定された権限テーブルにユーザーを追加します。そのユーザーにコンシューマの役割が付与されます。

   5. 必要に応じて役割を変更します。

   6. ここまでの手順を繰り返してさらにユーザーを追加し、同じコンテンツに対する権限を設定します。

      注：ユーザーの権限を取り消す場合は、処理列の削除をクリックします。マウスを対象ユーザーに合わせないと「削除」が表示れませんので注意ください。

4. 保存をクリックします。（図.9参照）

コンテンツの所有権取得

ファイルやフォルダの所有権は、他のユーザーから取得できます。

この操作は、ファイルやフォルダの所有者が退職して、自分が責任を引き継ぐ場合などに行う必要があります。

注：ファイルやフォルダの所有者になるには、サイトマネージャになるか、ファイルまたはフォルダの削除権限を得る必要があります。ユーザーの役割と権限を参照してください。

1. ファイルをクリックし、ファイルプレビューを開きます

   注：フォルダの所有権を取得する場合は、そのフォルダにカーソルを置いてから詳細ビューを選択する必要があります。

2. ファイルの処理リストにある「所有者になる」をクリックしてOKを選択します。（図.10参照）

   これで、ファイルまたはフォルダの完全な所有権を取得しました。

複数のリポジトリ間で複製されたコンテンツ

Content Servicesの管理者は、コンテンツが複数のリポジトリ間で複製されるようにContent Servicesのシステムを設定できます。複製ジョブの結果として作成されたファイルやフォルダには、ファイルリストに他のリポジトリから転送されたアイコンが表示されます。

このアイコンは、コンテンツがオリジナルではなく複製であることを示すものです。コンテンツは、転送設定によって読み取り専用になる場合があります。

このアイコンが付いたコンテンツには、元のリポジトリを表示するアクションも表示されます。このアクションを選択すると、関連する「元の」コンテンツファイルまたはフォルダのファイルプレビュー画面が表示されます。

リポジトリ間の複製（レプリケーション）は管理ツールのサイドバーにある「リポジトリ」-「レプリケーションジョブ」によって設定できます。（図.11参照）