ファイルおよびフォルダのテンプレート

テンプレートとは

Alfresco Content Services には、コンテンツ（ファイル）やフォルダのテンプレート機能があります。

フォルダテンプレートの例	コンテンツ（ファイル）テンプレートの例

フォルダテンプレートの例	コンテンツ（ファイル）テンプレートの例
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テンプレート化されたノードとスペーステンプレートを使用し、コンテンツ（ファイル）とフォルダのテンプレートをリポジトリに保存することで、ユーザーがそれらのテンプレートを使用してコンテンツを作成できるようになります。

テンプレート化されたノードを使用すると、企業のガイドラインに沿って書式設定されたドキュメントなど、あらかじめ定められたスタイルに基づいたコンテンツを素早く作成できるので便利です。テンプレートがリポジトリに保存されると、ユーザーはそのテンプレートを基に、文書ライブラリの作成メニューから新しいコンテンツを作成できるようになります。

スペーステンプレートを使用すると、フォルダを素早く作成できます。コンテンツと他のフォルダ構造をフォルダに含めることができます。このテンプレートからフォルダを作成すると、コンテンツと他のフォルダ構造が複製されます。テンプレートがリポジトリに保存されると、ユーザーはそのテンプレートを基に、文書ライブラリの作成メニューから新しいフォルダを作成できるようになります。
テンプレート化されたノードとスペーステンプレートはいくつでも作成することできます。

テンプレート機能の有効性

用途によってテンプレートを利用する目的はさまざまですが、主には以下の理由でテンプレートを利用するケースがあります。

• 書式を統一することで情報の統一性と粒度を合わせる
  これによって、情報の抜け漏れ防止や円滑な業務プロセスと自動化が実現できるようになる。

• 類似のファイル名やフォルダ名が作成されることで、情報が発見しにくくなる。
  これによって、検索精度の向上と情報活用が行われやすくなる

ファイルをテンプレートとして設定する

Node Templates フォルダに、ユーザーが文書テンプレートとして使用できる文書を保存できます。

1. 上部メニューのリポジトリをクリックして、Data Dictionary、Node Templates の順に開きます。

2. テンプレートとして使用したいコンテンツアイテムを Node Templates のドラッグアンドドロップエリアにドラッグアンドドロップするか、アップロードをクリックして必要なファイルを参照し、選択します。
   ^{注：標準の作成オプションも使用できます。このオプションを使用すれば、ユーザーが新しいコンテンツを作成するのと同じように、Alfresco Share から直接テンプレートを作成することができます。}
   すでにテンプレート化されたノードが設定されている場合、作成メニューから Create document from template を選択すると、既存のテンプレートを基に追加のテンプレートを作成できます。

3. アップロードが完了したら、OK をクリックします。

このファイルは、ユーザーがコンテンツを作成するときに Create document from template を選択すると、テンプレートとして利用できるようになります。

フォルダをテンプレートとして設定する

Space Templates フォルダに、ユーザーがフォルダテンプレートとして使用できるフォルダを保存できます。

1. リポジトリで、Data Dictionary 、Space Templates の順に開きます。

2. [作成…]-[フォルダ]の順にクリックします。

   Space Templates フォルダに新しいフォルダが追加されます。このフォルダにコンテンツを追加したり、さらにフォルダを追加したりして、フォルダ構造全体を作成することができます。このテンプレートからフォルダを作成すると、フォルダ構造全体とそのすべてのコンテンツが複製されます。

テンプレートのフォルダには、フォルダのルールも設定できるため業務用途に合わせて自動化などの設定をしておくと便利です。

注：すでにスペーステンプレートが設定されている場合、Create メニューから Create folder from template を選択すると、既存のテンプレートを基に追加のテンプレートを作成することができます。

このファイルは、ユーザーがコンテンツを作成するときに Create document from template を選択すると、テンプレートとして利用できるようになります。