コンテンツを管理する

Alfresco Shareでコンテンツを簡単に追加、表示、整理できます。

コンテンツの追加

整理されたフォルダ構造を作成し、それにコンテンツを追加することで、サイトコンテンツを構築します。

Alfresco Shareにコンテンツを追加するには、新しいコンテンツを作成する方法と、コンピューターから既存のコンテンツをアップロードする方法の2つがあります。

ファイルを追加するかフォルダを追加するかに応じて、さまざまなオプションを利用できます。

フォルダの追加

Alfresco Shareからサイト内に新しいフォルダを作成できます。

フォルダを追加するには、次の3つの方法があります。

1. 文書ライブラリで[作成]をクリックします-フォルダの作成を参照してください

2. コンピュータからフォルダをドラッグアンドドロップします-フォルダのドラッグアンドドロップを参照してください

3. テンプレートからフォルダを作成する-テンプレートからフォルダを作成するを参照してください

フォルダの作成

エクスプローラーパネルの[文書]セクションには、現在のサイトのフォルダ構造が表示されます。新しいサイトには、「文書」という名前のフォルダが1つだけ含まれています。ここに新しいフォルダを追加します。

Open

図.1 エクスプローラパネル

1. エクスプローラーパネルを使用するか、ファイルリスト内のフォルダをクリックして、フォルダを追加する場所を選択します。

2. [作成]、 [フォルダ]の順にクリックします。

3. フォルダの名前を入力します。（図.1では「デモ」を作成しています。）

   フォルダ名は、次の特殊文字をサポートしていません* " < > \ / . ? : and |。名前に許可されていない文字が含まれている場合、 [保存]ボタンは無効になります。

   注：フォルダ名には、最後の文字でない限り、ピリオドを含めることができます。

4. フォルダのタイトルと説明を追加します。

5. [保存]をクリックします。

エクスプローラーパネルに新しいフォルダが表示されます。（図.1参照）

フォルダをドラッグ＆ドロップして作成

コンピューターからAlfrescoShareにフォルダを直接ドラッグアンドドロップできます。

注：ドラッグアンドドロップはすべてのブラウザで利用できるわけではありません。GoogleChromeまたはFirefoxで使用することをお勧めします。

フォルダをドロップすると、ドロップされたフォルダ内のサブフォルダまたはファイルも追加されます。これは、ファイルとフォルダのセット全体を追加し、それらの構造を維持できることを意味します。

アップロードするフォルダ構造に空のフォルダが存在する場合は、それらも作成されます。

注： Thumbs.db、desktop.ini、およびDS_Storeファイルは、ドラッグアンドドロップしたフォルダ内に存在する場合でもアップロードされません。

1. エクスプローラーパネルを使用するか、ファイルリスト内のフォルダをクリックして、フォルダを追加する場所を選択します。

2. Windowsエクスプローラー、Apple Finder、またはデスクトップのフォルダをクリックします。マウスボタンを押しながらフォルダをドラッグしてから放し、フォルダをドロップします。

   フォルダを現在のレベルにドラッグアンドドロップすることも、別のフォルダに直接ドロップすることもできます。ドロップするフォルダの上にファイルが正しく配置されると、矢印が表示されます。テーブル、オーディオ、またはメディアビューのフォルダにコンテンツを直接ドラッグアンドドロップすることはできません。

   名前に次の特殊文字が含まれているフォルダはアップロードできません* " < > \ / . ? : and |。

   注：フォルダ名には、最後の文字でない限り、ピリオドを含めることができます。

   その名前のファイルまたはフォルダが既に存在する場所にファイルまたはフォルダをドロップすると、それらは-1ファイル名に追加された別のファイルとして追加されます。

テンプレートからフォルダを作成する

フォルダを最初から作成するだけでなく、テンプレートからフォルダを作成することもできます。

注：テンプレートは、Alfresco管理者が設定した場合にのみ使用できます。

Open

図.2 テンプレートからフォルダを作成する

1. フォルダを追加する場所を選択します。

   アイテムリストには、選択したフォルダの現在の内容が表示されます。作成したフォルダがここに追加されます。

2. [作成]、[テンプレートからフォルダを作成]の順にクリックします。

   使用可能なテンプレートのリストが表示されます。（図.2参照）

3. テンプレートを選択します。

   テンプレートに基づく新しいフォルダがドキュメントライブラリに追加されます。テンプレートにコンテンツとサブフォルダが含まれている場合、これらも新しいフォルダに複製されます。

ファイルの追加

Alfresco Shareの外部から既存のファイルを追加したり、サイト内に新しいファイルを作成したりできます。

[アップロード]オプションを使用して、既存のファイルをコンピューターからライブラリにアップロードします。

1つまたは複数のファイルをライブラリビューに、さらには特定のフォルダにドラッグアンドドロップすることもできます。

ヒント：詳細ビューでは、ファイルを現在のライブラリレベルにドラッグアンドドロップするか、フォルダに直接ドロップできます。ドロップするフォルダの上にファイルが正しく配置されると、矢印が表示されます。他のすべてのビューでは、ファイルを現在のライブラリレベルにのみドロップできます。したがって、それらを特定のフォルダにドロップする場合は、そのフォルダをライブラリビューで開く必要があります。

[作成]メニューには、プレーンテキスト、HTML、XMLドキュメント、および3種類のGoogleドキュメントコンテンツ（ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション）など、さまざまな種類のコンテンツをライブラリに直接作成するためのオプションがあります。テンプレートからコンテンツを作成することもできます。

ファイルのアップロード

コンピューターからAlfrescoShareにファイルを追加するのは簡単です。一度に1つのファイルまたは複数のファイルをアップロードできます。

ファイルをアップロードするには、以下の2つの方法があります。

1. コンピュータからライブラリにファイルを直接ドラッグアンドドロップする

2. [（アップロードアイコン）アップロード]をクリックします。青いアウトラインにドラッグアンドドロップすると、選択したドロップポイントが強調表示されます。

ヒント：ファイルを現在のライブラリレベルまたは直接フォルダにドラッグアンドドロップできます。ドロップするフォルダの上にファイルが正しく配置されると、矢印が表示されます。テーブル、オーディオ、またはメディアビューのフォルダにコンテンツを直接ドラッグアンドドロップすることはできません。

注： Internet Explorer 8および9は、ドラッグアンドドロップ機能をサポートしていません。これらのブラウザのいずれかを使用している場合は、[アップロード]をクリックしてコンテンツを追加する必要があります。

1. コンテンツを追加するドキュメントライブラリ内のフォルダを選択します。

   エクスプローラーパネルでフォルダを選択すると、アイテムリストにそのフォルダの現在の内容が表示されます。アップロードアクションを使用すると、選択したファイルがここに追加されます。

2. [（アップロードアイコン）アップロード]をクリックします。

3. [ファイルのアップロード]ダイアログボックスで、[アップロードするファイルを選択]をクリックします。

4. コンピューターからアップロードするファイルを見つけて選択します。

ドキュメントライブラリには、アップロードされたコンテンツが表示されます。

ファイルの作成

作成機能を使用すると、Alfresco Shareでプレーンテキスト、HTML、およびXMLファイルを直接作成できます。

Googleドキュメントのコンテンツを作成したり、テンプレートからコンテンツを作成したりすることもできます。

1. コンテンツを追加するフォルダを選択します。

   ファイルリストには、選択したフォルダの現在の内容が表示されます。作成したコンテンツがここに追加されます。

2. [作成]をクリックして、作成するファイルの種類を選択します。

   注：テンプレートからコンテンツを作成するには、[テンプレートからドキュメントを作成]をクリックし、管理者が利用できるようにしたテンプレートのリストから選択します。テンプレートと同じ名前の新しいファイルが作成されます。新しいファイルの名前を変更して、デフォルトのコンテンツを編集できます。このタスクの他のステップは必要ありません。

3. コンテンツの名前を入力します。

   名前は、次の特殊文字をサポートしていません* " < > \ / . ? : and |。名前に許可されていない文字が含まれている場合、 [作成]ボタンは無効になります。

   注：名前には、最後の文字でない限り、ピリオドを含めることができます。これにより、必要に応じて拡張子（.txt、.html、.xmlなど）を追加できますが、必須ではありません。

4. ファイルのタイトルと説明を追加します。

5. [コンテンツ]ボックスにファイルのコンテンツを追加します。

   HTMLドキュメントの場合は、追加のフォーマットオプションを使用でき、XMLドキュメントの場合は、必要なXMLタグを含めることができます。HTMLドキュメントの場合は、右下隅をドラッグしてテキストエディタのサイズを変更することもできます。

6. [作成]をクリックします。

ファイルはAlfrescoShareに保存され、ファイルプレビュー画面に表示されます。

Googleドキュメントファイルの作成

Alfresco ShareからGoogleドキュメントのドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーションを簡単に作成できます。

編集したファイルは一時的にGoogleドキュメントに保存され、共有にチェックインされるとGoogleドキュメントから削除されます。

1. コンテンツを追加するフォルダを選択します。

   ファイルリストには、選択したフォルダの現在の内容が表示されます。作成したコンテンツがここに追加されます。必要に応じて新しいフォルダを作成できます。

2. [作成]をクリックして、作成するGoogleドキュメントファイルの種類を選択します。（図.3参照）

   重要：初めてGoogleドキュメントにアクセスするときは、共有にアカウントの使用を許可する必要があります。Alfresco ShareプロファイルにGoogleユーザー名がある場合は、それがデフォルトのアカウントとして使用されます。プロンプトに応答した後、認証が成功したことを通知するメッセージが表示されます。

   シェアには、Googleドキュメントのアカウント情報が保存されます。セッションごとに共有を承認する必要がありますが、毎回クレデンシャルを再入力する必要はありません。

   ブラウザでGoogleドキュメントのポップアップを許可するように求められた場合は、先に進んでください。Safariを使用している場合は、設定ですべてのポップアップを有効にするまでGoogleドキュメントを使用できないため、セキュリティ上の理由から、別のブラウザを使用することをお勧めします。

   Googleドキュメントが開き、メニュー、ツールバー、コメントを追加して共有する機能など、利用可能な標準のGoogleドキュメント機能が表示されます。

3. デフォルトのタイトルをクリックして、ファイルの名前を変更します。[ドキュメントの名前の変更]ダイアログボックスで、名前を入力して[ OK ]をクリックします。

   注：共有内のファイルの名前を変更することもできます。

4. コンテンツを作成します。

   ファイルはGoogleドキュメントに保存され、チェックインするまでAlfrescoでロックされます。

5. 完了したら、Googleドキュメントのブラウザタブを閉じます。

   [共有]で、ファイルにアイコンが表示され、Googleドキュメントで開いていることを示します。

6. [共有]で、[その他]、[ Googleドキュメントのチェックイン]の順にクリックします。

テンプレートからファイルを作成する

ゼロからファイルを作成するだけでなく、テンプレートからファイルを作成することもできます。

注：テンプレートは、Alfresco管理者が設定した場合にのみ使用できます。

1. コンテンツを追加するフォルダを選択します。

   ファイルリストには、選択したフォルダの現在の内容が表示されます。作成したファイルはここに追加されます。

2. [作成]、 [テンプレートからドキュメントを作成]の順にクリックします。

   使用可能なテンプレートのリストが表示されます。

3. テンプレートを選択します。

   テンプレートに基づく新しいファイルがドキュメントライブラリに追加されます。（図.4参照）

コンテンツの表示

Alfresco Content Servicesでは、ダウンロードせずにファイルやフォルダの詳細を確認できるファイルプレビュー画面があります。専用ソフトウェアをインストールしなくてもPhotoshopやExcel、Word、PowerpointなどのファイルをPDFプレビューして中身を確認することができます。

これにより、詳細、プレビュー、およびソーシャル機能、アクション、バージョン履歴へのアクセスが提供されます。（図.5参照）

フォルダの詳細を表示する

フォルダの詳細ページを表示して、すべての情報とアクションを1か所で簡単に確認できます。

1. ドキュメントライブラリのファイルリストにあるフォルダにカーソルを合わせます。

   注： [オプション]メニューで[フォルダの非表示]を選択していないことを確認してください。

2. [ 詳細の表示]をクリックします。

   [フォルダの詳細]ページには、プロパティやアクセス許可を含むすべてのフォルダ情報が表示されます。このページには、ソーシャル機能とフォルダアクションが含まれています。

画面上部のブレッドクラムトレイルでフォルダをクリックして、そのフォルダのアイテムリストに戻ります。

ファイルの表示

ドキュメントライブラリのサムネイルまたは名前をクリックすると、ファイルをプレビューできます。すべてのファイルの詳細とアクションは、この1つの画面で利用できます。

プレビュー画面は4つのセクションに分かれています。

情報とオプション

この情報には、ファイルの場所と名前、バージョン番号、ファイルを最後に変更したユーザー、および変更の日時が含まれます。これらの左側のアイコンはファイルタイプを示しています。この情報の上には、ドキュメントライブラリに戻るためのリンクがあります。

オプションを使用すると、次のことができます。

• ダウンロードアイコンをクリックしてファイルをダウンロードします。

• 👍いいねをクリックしてファイルにいいねを付与。再度クリックすると、いいねを取り消しできます。

• ★アイコンをクリックしてファイルをお気に入りに追加します。もう一度クリックすると、お気に入りから外すことができます。

• コメントアイコンをクリックしてファイルにコメントします。コメントを入力したら、[コメントの追加]をクリックします。

• 共有アイコンをクリックしてファイルを共有します。リンクをコピーするか、ソーシャルメディアで直接共有することができます。

プレビュー

プレビューオプションは、プレビューするファイルの種類によって異なります。

ビデオプレビューには、標準のビデオ再生コントロールがあります。

Microsoft Office、PDF、またはその他のテキストベースのファイルタイプ（画像やビデオではない）をプレビューする場合は、ズームインおよびズームアウトし、[最大化]をクリックして拡大プレビューを表示し、複数ページのファイルのページ間をスクロールできます。

注：ズームレベルと現在のページ番号は、次にこのアイテムをプレビューするときに保存されます。

次の操作もできます：

• ダウンロードアイコンをクリックしてファイルを元の形式またはPDFとしてダウンロードします。

• リンクアイコンをクリックしてファイルへのリンクを共有し、さらに[現在のページにリンク]を選択します。

• 虫眼鏡アイコン（検索アイコン）をクリックして、ファイル内のテキストを検索します。

コメント

コメントはプレビューの下にあります。ここでは、コメントを追加したり、追加したコメントを編集および削除したりできます。

注：サイトの権限レベルがコンシューマのユーザーはコメントを追加できません。

コメントリストには、最新の10個のコメントが表示されます。他のコメントを表示するには、前（«）と次（»）をクリックします。

アクションと詳細リスト

アクションと詳細は、展開したり折りたたんだりできるセクションにグループ化されています。

注：表示オプションは、次にこのファイルをプレビューするときに保存されます。

• ドキュメントアクション-ファイルで使用可能なすべてのアクション。

• タグ-アイテムに関連付けられているタグ。クリックして、[プロパティの編集]ページを表示します。このページで、[タグ]ラベルの下にある[選択]をクリックして、タグを編集します。既存のタグを追加および削除したり、新しいタグを作成したりできます。

• 共有-このリンクを選択してコピーし、他の人と共有します。

• プロパティ-クリックしてファイルのプロパティを編集します。

• 権限-クリックして、このファイルの権限を編集します。

• ワークフロー-このファイルが含まれているタスクを表示します。タスクを開始したユーザーのプロフィール写真とタスクタイプが表示されます。クリックしてこのファイルの新しいタスクを開始し、タスクの説明をクリックしてタスクを表示します。

• バージョン履歴-以前のバージョンを表示します。クリックして、新しいバージョンをアップロードするか、現在のバージョンを以前のバージョンに置き換えるか、以前のバージョンをダウンロードするか、または以前のバージョンのプロパティを表示します。

ブラウザでファイルを表示する

プレビュー機能を使用すると、Alfresco Shareでファイルを表示できますが、デフォルトのブラウザーでファイルを表示することもできます。

1. ドキュメントライブラリ内のファイルにカーソルを合わせます。

2. ブラウザで表示をクリックします。

   新しいブラウザウィンドウが開き、選択したファイルが表示されます。Microsoft Officeドキュメントなどの一部のファイルの種類では、Shareは関連するプログラムでファイルを起動します。

Googleマップでファイルを表示する

ファイルに地理位置データが添付されている場合、AlfrescoShareから直接Googleマップでファイルの位置を表示できます。アスペクトの管理で「地理情報（cm:geographic)」を付与すると表示されます。

1. 地理情報メタデータが利用可能なアイコンがあるファイルにカーソルを合わせます。

2. [詳細]、 [Googleマップで表示]の順にクリックします。（図.6参照）

   ファイルに添付された場所は、ファイルのプレビューと地理的位置データの概要とともにGoogleマップに表示されます。

コンテンツの整理

さまざまなユーザーがフォルダを作成してファイルを追加する場合は、常に管理する必要があります。Alfresco Shareには、コンテンツにラベルを付け、整理し、正しくファイルするのに役立つ複数の機能があります。

コンテンツのドラッグアンドドロップ

ドラッグアンドドロップ機能を使用すると、ライブラリ内でコンテンツを簡単に移動できます。

注：テーブル、オーディオ、またはメディアビューでコンテンツをドラッグアンドドロップすることはできません。

1. ライブラリで、移動するファイルまたはフォルダのサムネイルをクリックします。マウスボタンを離さないでください。

   フォルダを移動すると、そのすべてのコンテンツも一緒に移動します。

2. コンテンツを新しい場所にドラッグします。これは、エクスプローラーパネルまたはブレッドクラムパス内のフォルダ、またはライブラリ内の別のフォルダになります。

   注：移動する前に、ターゲットフォルダが表示されている必要があります。フォルダの上に配置すると、フォルダが強調表示されます。

   ターゲットフォルダは、ツリーまたはブレッドクラムパスで強調表示されて表示されます。

3. マウスボタンを離してコンテンツを移動します。

   重要：一度に複数のファイルまたはフォルダを移動したり、コンテンツを別のサイトライブラリに移動したりするには、[移動]アクションを使用します。

   既存のファイルの新しいバージョンをアップロードするには、[新しいバージョンのアップロード]オプションを使用する必要があります。ドロップ先の既存ファイルと同じ名前のファイルをドラッグ＆ドロップした場合は、ファイル名の最後に-1を追加した新しいファイルとして追加されます。

コンテンツを移動する

コンテンツを移動して、現在のライブラリ内の別の場所または別のサイトのライブラリに再配置できます。

1. ライブラリ内のファイル/フォルダにカーソルを合わせ、[その他]、[移動]の順にクリックします。

   フォルダを移動すると、そのすべてのコンテンツも一緒に移動します。

2. ファイル/フォルダにカーソルを合わせ、[その他]、[移動]の順にクリックします。

   フォルダを移動すると、そのすべてのコンテンツも一緒に移動します。

   注：一部のビューでは、情報アイコンをクリックする必要があります。

3. コンテンツを配置するサイトとフォルダを選択します。

   注：コンテンツは、アクセス許可のあるサイトにのみ移動できます。

4. [移動]をクリックします。

複数のファイル/フォルダを選択し、[選択したアイテム]メニューの[移動]オプションを使用すると、一度に複数のファイル/フォルダを移動できます。

コンテンツをコピーする

場所間、サイト内、または異なるサイト間でコンテンツをコピーできます。

1. コピーするファイルまたはフォルダを見つけます。

   フォルダをコピーすると、その内容もコピーされます。

2. ファイル/フォルダにカーソルを合わせ、[コピー先]をクリックします。

   注：一部のビューでは、情報アイコンをクリックする必要があります。

   注：現在のバージョンのみをコピーしています。バージョン履歴とコメントはコンテンツに引き継がれません。

3. コンテンツのコピーを配置するサイトとフォルダを選択します。

   注：コンテンツをコピーできるのは、アクセス許可のあるサイトのみです。

4. [コピー]をクリックします。

   コンテンツのコピーが作成されます。これは新しいファイルと見なされるため、作成者としてバージョン1.0として表示されます。

複数のアイテムを選択し、[選択したアイテム]メニューの[移動]オプションを使用すると、一度に複数のアイテムを移動できます。

コンテンツへのリンクを作成する

Alfrescoの場所間、サイト内、または異なるサイト間でコンテンツへのリンクを作成できます。これはコンテンツのコピーに似ていますが、新しいコピーを作成する代わりに、既存のファイルへのリンクを作成します。

1. リンクを作成するファイルまたはフォルダを見つけます。

2. ファイル/フォルダにカーソルを合わせ、[コピー先]をクリックします。

   注：一部のビューでは、情報アイコンをクリックする必要があります。

3. コンテンツへのリンクを作成するサイトとフォルダを選択します。

   注：リンクを作成できるのは、アクセス許可のあるサイトのみです。

4. [リンクの作成]をクリックします。

   コンテンツへのリンクが作成されます。他のコンテンツへのリンクには、名前に「リンク先」が追加されており、アイコンで表されます。

リンクされたファイルまたはフォルダをクリックするか、[リンクされたアイテムの検索]を選択すると、元のファイルまたはフォルダが元のサイトに表示されます。

リンクにカーソルを合わせ、[リンクの削除]を選択してリンクを削除できます。

注： Alfresco Share以外のものを使用してコンテンツにアクセスしている場合（Alfresco Desktop Syncなど）、リンクされたファイルが表示されない場合があります。

コンテンツを解凍する

.zipファイルや.acpファイルを解凍して、Alfresco Shareのフォルダにそのコンテンツを追加できます。

つまり、内容を確認するためにzipファイルをダウンロードする必要はありません。複数のファイルを同時にzipファイルにすばやくアップロードしてから、希望の場所に解凍できます。

1. zipまたはacpファイルをクリックして、ファイルプレビューを開きます。

2. [解凍]をクリックします。

3. ファイルを解凍するサイトとフォルダを選択します。

   注：ファイルを解凍できるのは、アクセス許可のあるサイトのみです。

4. [解凍]をクリックします。

   ファイルは解凍され、選択したフォルダからアクセスできます。zipファイルは元の場所で引き続き使用できます。

   注：数千のファイルを含むzipを使用している場合、完了するまでに10秒以上かかる場合があります。この場合、解凍操作を完了できなかったことを示すメッセージが表示される場合があります。このメッセージは、解凍操作が10秒以内に完了したことをShareが確認していないために発行されます。ファイルを解凍するフォルダをチェックして、解凍操作が正常に完了したかどうかを確認します。

   注： Alfresco管理者は、一括インポートツールを使用して複数のファイルをインポートすることもできます。

コンテンツの名前を変更する

ファイルやフォルダの名前をすばやく変更できます。

1. 名前を変更するファイル/フォルダを見つけます。

2. コンテンツ名にカーソルを合わせると、編集アイコンが表示されます。

   注：一部のビューでは、情報アイコンをクリックする必要があります。

3. このアイコンをクリックして編集モードに入ります。

4. 名前を変更して[保存]をクリックします（またはEnterキーを押します）。

   注：ファイル名拡張子を変更または削除しないでください。

   更新された名前がファイルリストに表示されます。

   注：ファイルまたはフォルダのプロパティを編集して、ファイルまたはフォルダの名前を変更することもできます。

コンテンツのタグ付けと分類

類似または関連するコンテンツにタグを付けて分類すると、コンテンツを簡単に見つけることができます。

エクスプローラーパネルでカテゴリまたはタグをクリックすると、そのタグまたはカテゴリに関連付けられているすべてのコンテンツが表示されます。

タグは構造化されておらず、検索に役立ちますが、カテゴリは実際にはコンテンツの構成を構造化するのに役立ちます。

タグとカテゴリはソーシャルインデックスの形式であり、タグとカテゴリが作成されると、すべてのサイトで利用可能になり、すべてのユーザーが再利用できます。

機械学習や人工知能サービスと連携して、コンテンツに保存されたタイミングで自動的にタグ付けするルールを定義するとコンテンツ管理に役立ちます。

タグ

誰でもタグを作成して、コンテンツにタグを付けることができます。タグを付けることができます：

• ファイルとフォルダ

• Wikiページ

• ブログ投稿

• ディスカッショントピック

• カレンダーイベント

• サイトリンク

タグ付けは、コンテンツの作成時に実行できます。または、既存のコンテンツを編集してタグを追加または削除することもできます。独自のタグを作成することも、現在のサイトですでに使用されているタグのリストから選択することもできます。

ドキュメントライブラリでは、アイテムリスト内のタグを管理するか、コンテンツのプロパティを編集することができます。Wikiページやブログなどの他のすべてのサイト機能では、コンテンツを作成または編集するときに、次のように[タグ]セクションでタグを管理します。

• 新しいタグを追加する：表示されたフィールドにタグを入力し、[追加]をクリックします。一度に複数のタグを作成するには、各タグをスペースで区切ります。マルチワードタグを追加するには、引用符で囲みます（たとえば、「ドラフトマテリアル」）。

• 既存のタグを追加する：[このサイトで人気のあるタグから選択]をクリックして、現在のサイトですでに使用されているタグを表示し、使用するタグをクリックします。

• タグを削除する：関連付けられているタグのリストで、クリックして既存のタグを削除します。

注：データリストはタグ付けをサポートしていません。

タグを検索語として使用してコンテンツを検索することもできます。

カテゴリ

階層内になく、誰でも作成できるタグとは異なり、カテゴリは管理者が管理する必要があります。

カテゴリの例としては、リージョンをトップレベルカテゴリとして設定し、次にアフリカ、アジア、ヨーロッパ、ラテンアメリカ、北米、オセアニアのサブカテゴリを設定し、さらに各国のサブカテゴリを設定します。

カテゴリは、ライブラリアイテムとフォルダにのみ関連付けることができます。コンテンツをカテゴリに追加する前に、コンテンツをカテゴリ化できるようにする必要があります。アスペクトの管理を参照してください。

コンテンツのタグ付け

コンテンツを見つけやすくするために、ドキュメントライブラリ内のファイルとフォルダのタグを作成および管理できます。

1. ライブラリで、タグ付けするコンテンツを見つけます。

2. タグにカーソルを合わせるとタグアイコンが表示されます。コンテンツにタグがない場合は、[タグなし]ラベルにカーソルを合わせます。

   注：一部のビューでは、このオプションを使用できないか、情報アイコンをクリックする必要があります。

3. をクリックします。

4. タグを作成して管理します。

   • 新しいタグを作成します。タグ名を入力します。1つ以上の単語にすることができます。ENTERを押します。

     注：入力すると、一致する可能性のあるリストが表示される場合があります。これらは、このサイトですでに使用されているタグです。このリストからタグを選択して追加できます。

   • 既存のタグを編集する：タグをクリックして編集モードに入ります。タグ名を変更してEnterキーを押します。

   • タグを削除する：タグの右側にある[ X ]をクリックしてタグを削除します。

5. [保存]をクリックします。

コンテンツの分類

ファイルとフォルダを分類して、類似したコンテンツを事前定義されたカテゴリにグループ化できます。

1. 分類するコンテンツにカーソルを合わせます。

   注：[カテゴリなし]ラベルが付いているコンテンツ、または既存のカテゴリが表示されているコンテンツのみを分類できます。コンテンツを分類可能なアスペクトで分類できるようにする方法の詳細については、アスペクトの管理を参照してください。

2. [プロパティの編集]をクリックします。

3. [カテゴリの選択]オプションをクリックします。

   利用可能なカテゴリが表示されます。カテゴリをクリックすると、サブカテゴリを表示できます。カテゴリは、すべてのサイトおよびすべてのユーザーが使用できます。

4. 追加する各カテゴリの横にある[ +]をクリックします。親カテゴリとそのサブカテゴリを使用してファイルを分類できます。

5. [ OK ]をクリックし、[保存]をクリックします。

ドキュメントライブラリまたはエクスプローラパネルのコンテンツの横にあるカテゴリをクリックすると、そのカテゴリのすべてのコンテンツがドキュメントライブラリに表示されます。ドキュメントライブラリまたはエクスプローラパネルのコンテンツの横にあるタグをクリックすると、そのタグが付いたすべてのコンテンツがドキュメントライブラリに表示されます。

タグを検索語として使用してコンテンツを検索することもできます。

お気に入りのコンテンツ

お気に入りアクションを使用して、頻繁にアクセスするライブラリコンテンツにマークを付けます。これにより、ファイルまたはフォルダがエクスプローラーパネルの[お気に入り]ビューに追加され、簡単に見つけることができます。

ファイルとフォルダの両方をお気に入りに追加できます。

ヒント：一部のビューでは、このオプションを使用できないか、情報アイコンをクリックする必要があります。

1. ライブラリで、お気に入りのコンテンツを見つけます。

2. [ ★お気に入り]をクリックするとアイコンが変化します。

   注：お気に入りのリストからコンテンツを削除する場合は、[お気に入り]アイコンをもう一度クリックします。

アイテムとフォルダを探す

ドキュメントまたはタグエクスプローラービューのいずれかを使用してライブラリコンテンツをフィルター処理する場合、ファイルまたはフォルダがライブラリフォルダ構造内のどこにあるかを判断することはできません。[ファイルの検索]および[フォルダの検索]アクションは、ライブラリ内のファイルまたはフォルダの実際の場所を明らかにします。

このオプションは、エクスプローラーペインでドキュメントビュー（すべてのドキュメント、編集中、その他は編集中、最近変更、最近追加、またはお気に入り）またはタグビューが選択されている場合にのみ使用できます。

1. ファイルまたはフォルダにカーソルを合わせると、使用可能なアクションが表示されます。

   ヒント：一部のビューでは、情報アイコンをクリックする必要があります。

2. 選択したコンテンツの種類に応じて、[ファイルの検索]または[フォルダの検索]をクリックします。

ビューが更新され、ライブラリの場所にあるファイル/フォルダが表示されます。

コンテンツの複数選択

一度に複数のコンテンツに対して単一のアクションを実行できます。同じビューで任意の数のファイルとフォルダを選択できます。

1. ドキュメントライブラリのコンテンツを選択します。これは2つの方法で実行できます。

   • 選択する各ファイルとフォルダのチェックボックスをクリックします。

   • [選択]メニューを開き、 [ドキュメント] 、 [フォルダ] 、または[すべて]のオプションをクリックします。

   [選択]メニューで、[なし]をクリックして選択をクリアします。[選択を反転]をクリックして、チェックボックスを反対の状態に切り替えます。

2. [選択したアイテム]メニューを開き、実行するアクションをクリックします。

コンテンツを削除する

コンテンツを削除して、サイトライブラリから削除します。

1. ライブラリ内のファイル/フォルダにカーソルを合わせ、[その他]をクリックしてから、[ドキュメントの削除]または[フォルダの削除]をクリックします。

   フォルダを削除すると、その内容もすべて削除されます。これには、他のユーザーが作成したコンテンツが含まれます。直接削除する権限がない場合でも同様です。

   ヒント：一部のビューでは、情報アイコンをクリックする必要があります。

   削除の確認を求めるメッセージが表示されます。

2. [削除]をクリックします。

コンテンツはゴミ箱に移動されます。そこから、それを回復するか、完全に削除することができます。

注：ファイルがレコードとして宣言されている場合、レコードは引き続きレコード管理サイトで使用できます。

削除されたコンテンツの復元

削除したコンテンツを復元する必要がある場合は、ゴミ箱から簡単に元に戻すことができます。

1. ツールバーのユーザーメニューを開き、[あなたのプロフィール] 、 [ごみ箱]タブの順にクリックします。

   ヒント：削除したすべてのコンテンツがここに一覧表示されます。検索フィールドにコンテンツ名を入力し、[検索]をクリックして特定のコンテンツを検索できます。

2. アイテムの横にある[回復]をクリックして、アイテムを回復します。

選択したコンテンツは、削除した場所に復元されます。複数のアイテムを選択し、[選択したアイテム]、[回復]の順にクリックして、複数のアイテムを回復することもできます。

ゴミ箱を空にする

コンテンツを削除すると、そのコンテンツはゴミ箱に移動されます。ごみ箱を空にすることで、コンテンツを完全に削除できます。

重要：ゴミ箱を空にする、つまりコンテンツをゴミ箱から削除すると、そのコンテンツは完全に削除され、元に戻すことはできません。

1. ツールバーのユーザーメニューを開き、[あなたのプロフィール] 、 [ごみ箱]タブの順にクリックします。

   ヒント：削除したすべてのコンテンツがここに一覧表示されます。検索フィールドにコンテンツ名を入力し、[検索]をクリックして特定のコンテンツを検索できます。

2. [空]、 [ OK ]の順にクリックします。

   デフォルトでは、一度に削除されるアイテムは1000個のみです。

コンテンツは完全に削除されます。また、特定のアイテムの横にある[削除]をクリックして完全に削除したり、複数のアイテムを選択して[選択したアイテム]、[削除]の順にクリックして削除したりすることもできます。

コンテンツのソーシャル機能

Alfrescoでは、ソーシャル機能を使用して、ファイルやフォルダに「いいね」、「お気に入り」、「コメント」を付けることができます。

これらのソーシャル機能は、ファイルプレビュー画面、サイトコンテンツダッシュレット、およびいくつかのドキュメントライブラリビューで使用できます。いくつかのユーザーおよびサイトのダッシュレットでお気に入りのファイルのみを表示するように選択できます。

• クリックして、ファイルまたはフォルダにいいねを付けます。再度クリックすると、いいねを取り消しできます。

• クリックしてファイル/フォルダをお気に入りに追加します。もう一度クリックすると、お気に入りから外すことができます。

• [ コメント]をクリックして、ファイル/フォルダにコメントします。コメントを入力したら、[追加]をクリックします。

注：サイトのアクセス許可レベルがコンシューマーに設定されている場合、コメントを追加することはできません。権限レベルを変更する必要がある場合は、Alfresco管理者に相談してください。

コメントの管理

コンテンツにコメントを追加することは、フィードバックを提供する便利な方法です。追加したコメントは編集および削除できます。

サイトのアクセス許可レベルがConsumerに設定されている場合、コメントを追加することはできません。権限レベルを変更する必要がある場合は、Alfresco管理者に相談してください。

別のユーザーのコメントを編集および削除できるのは、サイト管理者だけです。

コメントを追加する

フォルダや個々のファイルにコメントを追加して、他のユーザーに情報やメモを与えることができます。

ファイルとフォルダの両方にコメントできます。この機能は、ファイルプレビュー画面、サイトコンテンツダッシュレット、およびいくつかのドキュメントライブラリビューで使用できます。

注：サイトのアクセス許可レベルがコンシューマーに設定されている場合、コメントを追加することはできません。権限レベルを変更する必要がある場合は、管理者に相談してください。

1. コメントするコンテンツ（ファイルまたはフォルダ）を見つけます。

2. コメントをクリックします。

   ファイルプレビュー画面のコメントボックスが開きます。

3. コメントを入力してください。

   テキストボックスには、テキストの書式設定、箇条書きリストや番号付きリストの挿入、フォントの色の変更、編集に関するヘルプなどの機能が備わっています。

4. [コメントの追加]をクリックします。

   コメントがリストの一番上に表示されます。作成したコメントを編集するオプションがあり、サイト管理者はコメントを編集できます

コメントの編集

コメントを編集して、コメントの内容を変更できます。

1. コメントしたコンテンツ（ファイルまたはフォルダ）を見つけてクリックし、ファイルプレビュー画面で開きます。

2. 編集するコメントのコメント編集アイコンをクリックします。

   このアイコンは、コメントを作成したユーザーとサイト管理者のみが使用できます。コメントリストには、最後に追加された10個のコメントが表示されます。

3. コメントを編集します。

4. [保存]をクリックします。

   コメントの横にあるユーザー名とプロフィール写真は、誰がコメントを追加したかを示しています。別のユーザーのコメントを編集している場合、これらの詳細は独自の詳細に置き換えられません。

コメントを削除する

作成したコメントは削除でき、サイト管理者はコメントを削除できます。

1. コメントしたコンテンツ（ファイルまたはフォルダ）を見つけてクリックし、ファイルプレビュー画面で開きます。

2. 削除するコメントの[コメントの削除]アイコンをクリックします。

   このアイコンは、コメントを作成したユーザーとサイト管理者のみが使用できます。コメントリストには、最後に追加された10個のコメントが表示されます。

   選択したコメントの削除を確認するメッセージが表示されます。

3. [削除]をクリックします。