1.Alfresco Shareとは

ここでは、日常的にAlfresco Shareを使用する場合に理解しておく事項をすべて説明します。

Alfresco Shareを使用すると、次の機能で情報の共有、プロジェクトの実施、効率的なコラボレーションが容易になります。

• 専用のダッシュボードとユーザープロファイルによるAlfresco Shareのパーソナライズ化

• チーム用のサイト構築

• コンテンツの操作とサイトへの追加

• サイトへのユーザー追加、会議の設定、ソーシャルメディア機能の使用

Alfresco Shareのコンテンツはサイト毎のリポジトリに格納されます。

また、各サイトには「ダッシュレット」を追加・変更・削除することでサイト毎に使いやすくできる専用のダッシュボードとして利用できます。

サインイン（ログイン）

Alfresco Shareの使用を始めるには、まずサインインする必要があります。

Open

1. サインイン画面で次を入力します。

   Username: ユーザー名

   Password: パスワード

   Note: サインイン用のURLは、ITチームから入手してください。Alfresco Shareをコンピュータに直接ダウンロードした場合、デフォルトのURLは127.0.0.1:8080/shareです。

2. サインインをクリックします。

   パーソナルダッシュボードが開きます。このダッシュボードは、最も重要な情報が表示されるように設定できます。

   Open

   

Alfresco Share ツールバー

ツールバーは、Alfresco Shareの操作と、コンテンツを素早く検索、作成、共有できるように設計されています。

Shareを使用している場合は、ページ上部からいつでも利用できます。

• ホーム：ユーザーダッシュボード（またはホームページとして選択した任意の画面）を開きます。

• あなたのファイル：各個人専用のコンテンツを格納できるMy Files領域を開きます。

• 共有ファイル：コンテンツをサイトに追加することなく、他のユーザーとコンテンツを素早く共有できる共有ファイル領域を開きます。

• サイト：最近使用したサイトまたはお気に入りサイトを開く、サイトを作成する、メンバーであるサイトをすべて表示する、またはサイトの検索とサイトメンバーシップの管理が可能なサイトの検索ページを開く場合のオプションです。

• タスク：タスクを管理または開始済みワークフローを表示できるあなたのタスクページを開く場合のオプションです。

• ユーザー：他のユーザーを検索するユーザーの検索ページを開きます。

• リポジトリ：Content Servicesに格納されたすべてのコンテンツを表示するリポジトリを開きます。

• 管理ツール：システム管理者だけに、管理ツールを開くオプションが表示されます。

• サイトマネージャ：Alfresco管理者およびサイト管理者だけに、サイトマネージャを開くオプションが表示されます。Alfresco管理者の場合は、ツールバーの管理ツールからサイトマネージャにアクセスできます。サイト管理者の場合は、さらにサイトマネージャーオプションがツールバーに表示されます。

• ユーザーメニュー：ユーザー名をクリックするとユーザーメニューが開きます。ユーザープロファイルへのアクセス、パスワードの変更、ユーザーヘルプの表示、ログアウトが可能です。_{（上部画像ではAdministratorで表示されている）}

• 検索：検索ボックスを使用して、ファイル、サイト、ユーザーを検索します。虫眼鏡をクリックすると詳細検索画面が表示されます。

ユーザーダッシュボード

Alfresco Shareの使用中は、ユーザーメニューのホームをクリックすると、いつでもログイン中のユーザーのダッシュボードに移動できます。

このページのダッシュレットには、メンバーであるサイトの最新状況について簡潔な概要が表示されます。

注：ホームページを設定してある場合は、ホームをクリックするとそのページが開きます。

ダッシュボードをカスタマイズすると、関心のある情報を表示できるようになります。選択した各ダッシュレットはダッシュボードに表示されます。

使用可能なダッシュレットは次のとおりです。

• My Sites（あなたのサイト）: 所属しているサイトを表示します。

• My Activities（あなたのアクティビティ）: サイトでの最近のアクティビティを追跡します。

• My Tasks（あなたのタスク）: 自分のタスクを表示します。

• My Documents（あなたの文書）: すべてのサイトライブラリのコンテンツを追跡します。

• My Profile（あなたのプロフィール）: 個人の詳細情報の概要を表示します。

• My Calendar（あなたのカレンダー）: サイトに予定されている今後のイベントを表示します。

• Content I’m Editing（あなたが編集中のコンテンツ）: 最後に編集したライブラリ項目、ブログへの投稿（下書き、未公開の投稿）、Wikiページ、ディスカッションフォーラムへの投稿を3件表示します。

• Web ビュー（Web ビュー）: ダッシュボード上でダッシュレットにカーソルを置いて選択したWebサイトを表示します。

• RSS Feed: ダッシュボード上でダッシュレットにカーソルを置いて、RSSフィードを選択します（デフォルトではAlfresco Webサイトのフィードを表示します）。

• Alfresco Add-ons RSS Feed: デフォルトではAlfresco Add-ons Webサイトの最新ニュースを表示します。

• My Discussions（あなたのディスカッション）: 所属しているすべてのサイトのディスカッションフォーラムで作成された最新のトピックを表示します。

• Site Search（サイト内の検索）: 所属しているすべてのサイトを素早く検索できます。

• Saved Search（保存した検索条件）: 設定した特定の検索結果を表示します。

• My Document Workspaces（あなたのドキュメントワークスペース）: 所属しているすべてのドキュメントワークスペースサイトを表示します（ドキュメントワークスペースはMicrosoft Wordで作成されます）。

• My Meeting Workspaces（あなたの会議ワークスペース）: 所属しているすべての会議ワークスペースサイトを表示します（会議ワークスペースはMicrosoft Outlookで作成されます）。

ほとんどのダッシュレットはサイズを変更できます。

ダッシュレットのサイズを変更するには、ダッシュレットの下端をクリックして、希望する高さになるまでドラッグします。このサイズ変更はセッションをまたいで保存されます。

注：ダッシュレットヘッダーにカーソルを置くと（アイコン）アイコンが表示されます。アイコンをクリックすると、ダッシュレットの動作説明が表示されます。これは、説明を閉じるか、ダッシュボードから移動するまで開いています。

ダッシュレットで可能な操作

ダッシュレットでは、Alfresco Shareでのアクティビティの概要や情報を確認できるとともに、Shareの各種領域へのリンクが表示されており、さまざまなアクションを実行できます。

注：ユーザー名、サイト名、またはアイテムがリンクとして表示されている場合は、クリックすると関連するページに移動できます。

注：各ダッシュレットにはヘルプテキストがあります。ダッシュレットヘッダーにカーソルを置き、ヘルプボタンが表示されたら、ボタンをクリックすると関連するテキストが表示されます。これは、ヘルプを閉じるか、ダッシュボードから移動するまで開いています。

RSSフィードのダッシュレットの設定

パーソナルダッシュボードとサイトダッシュボードに追加できるRSSフィードダッシュレットには、RSS FeedとAlfresco Add-ons RSS Feedの2種類があります。どちらのダッシュレットでも、デフォルトのURLを編集すると任意のRSSフィードを表示できます。

ダッシュレットのタイトルでConfigureアイコンをクリックします。

1. 購読するフィードを指定します。

2. 表示するフィード項目の数を選択します。

3. Open links in new windowを選択し、対象の情報が新規ウィンドウに表示されるようにします。

4. OKをクリックします。

Web ビュー ダッシュレットの設定

Webサイトを表示するWeb ビュー ダッシュレットを設定します。

注：Webサイトによっては、表示できないように制限されている場合があります。

Web ビューのダッシュレットを表示するには、ダッシュボードをカスタマイズする必要があります。

1. Web ビューダッシュレットでConfigureアイコンをクリックします。

2. 「リンクのタイトル」フィールドに、ダッシュレットヘッダーで表示されるテキストを入力します。

   タイトルを指定しなかった場合、ダッシュレットヘッダーには指定したWebサイトのURLが表示されます。

3. URLフィールドに、Webサイトのアドレスを入力します。

   注：入力したURLに、JavaScriptコードif(self.parent.frames.length!=0)self.parent.location=document.location;が含まれていないことを確認してください。このコードや類似のコードが含まれていると、参照先のWebサイトがWeb ビューダッシュレットではなくブラウザに直接開いてしまいます。この場合、現在のダッシュボード（パーソナルまたはサイト）の表示に問題が発生します。

4. OKをクリックします。

保存した検索条件 ダッシュレットの設定

ダッシュボードが読み込まれるたびに特定の検索を実行する保存した検索条件ダッシュレットを設定します。

サイトダッシュボードでは、サイトマネージャだけが保存した検索条件ダッシュレットを設定できます。

1. パーソナルダッシュボードに移動するか、またはサイトを入力します。

2. 保存した検索条件ダッシュレットで（アイコン）設定アイコンをクリックします。

   「検索キーワードを入力してください」ダイアログボックスが開きます。

3. 検索条件を入力します。

   注：「ban」と入力すると「ban」という単語だけが検索され、「banana」という結果は返されません。単語の一部が一致する結果が返るようにするには、検索条件にワイルドカードを使用します（例：ban*）。

4. 返される検索結果を示す、ダッシュレットのタイトルを入力します。

5. 表示する結果の数を選択します。

6. OKをクリックします。

ユーザープロファイルの表示

ユーザープロファイルには、連絡先の詳細以外の情報も含まれています。ここでは、自分がフォローしているユーザー、自分をフォローしているユーザー、所属しているサイト、および最近追加や修正したコンテンツを一目で確認できます。

1. ツールバーでユーザーメニューを開きます。

2. あなたのプロフィールをクリックします。

   ヒント：あなたのプロフィールダッシュレットからもユーザープロファイルにアクセスできます。プロフォール流全体を表示をクリックしてください。

3. プロファイルのページに移動して、自分の情報を表示および管理します。

   • 情報: 連絡先情報、会社情報、および写真を含めた個人の詳細情報を表示します。

   • サイト: メンバーであるサイトの一覧を表示します。各サイトからのアクティビティのフィードを有効/無効に切り替えることもできます。

   • コンテンツ: 最近のアクティビティの詳細を示す、次の2つのリストを表示します：最近追加（最後に追加した5つのコンテンツ）および最近変更された文書（最後に編集した5つのコンテンツ）。

   • あなたがフォロー中: 自分がフォローしているユーザーの一覧を表示します。

   • あなたのフォロワー： 自分をフォローしているユーザーの一覧を表示します。

   • パスワードの変更：パスワードを変更できます。

   • 通知: Eメール通知を受信するかを指定できます。

   • ごみ箱: 削除したコンテンツを検索して復元できます。

Alfresco Shareのバージョン確認

使用しているAlfresco Shareのバージョンは、簡単に確認できます。

Alfresco Shareの画面下にあるAlfrescoのロゴをクリックします。ダイアログボックスが開き、使用しているShareのバージョンが表示されます。

RSSフィードの購読

Alfresco Shareでは、複数の場所でRSSフィードを購読できます。これらのフィールドを使用すると、さまざまなアクティビティに関する定期的な更新内容を自動的に受信できます。

RSSフィードは、次の場所で購読できます。

• Wiki

• ブログ

• 文書ライブラリ

• リンク

• ディスカッション

• パーソナルダッシュボードのあなたのアクティビティダッシュレット

• サイトダッシュボードのサイトのアクティビティダッシュレット

RSS Feedボタンまたはアイコンで、フィードを利用できる場所を表示します。

1. 購読するフィードの隣にある（アイコン）RSS Feedボタンまたはアイコンをクリックします。

   これにより、購読プロセスが開始します。次に表示される内容は、使用中のブラウザによって異なります。

2. フィードの購読を選択します。

3. フィードの保存場所を選択してから、フィードを購読します。

   注：RSSフィードの認証情報は、Shareではなく使用しているブラウザによって保存されます。そのため、Shareからログアウトしたらブラウザを閉じるか、席を離れるときはコンピュータをロックする、またはその両方を実施することをお勧めします。