スマートフォルダ

スマートフォルダは、Alfresco Shareのさまざまな場所から1つのフォルダにファイルをグループ化する手段です。

スマートフォルダのコンテンツを開くと検索が実行され、結果が表示されます。リポジトリ内に対応する物理フォルダが存在せず仮想的なフォルダとして利用できる機能がスマートフォルダです。

たとえば、ユーザー自身が作成した動画形式のファイルをすべて格納する、My video filesという名前のスマートフォルダを作成するとします。My video filesフォルダを開くたびに検索が実行され、ファイルを作成したリポジトリの場所にかかわらず、このフォルダですべての動画ファイルを使用できます。

スマートフォルダを使用していることにさえ気付かない場合もあります。虫眼鏡のアイコンが表示されているフォルダが、スマートフォルダです。また、これらのフォルダにファイルをアップロードすると、自動的に分類されます。

次の図は、物理的なファイルシステムと、特定の顧客に関連するファイルを格納するためのスマートフォルダ構造の作成方法を示しています：

スマートフォルダでは、次のアクションだけに限定されます。

追加/作成：スマートフォルダにファイルを追加できます。ファイルは、ファイル格納ルールで指定されたとおりに物理フォルダに格納されます。

更新：スマートフォルダのファイルを更新できます。プロパティを更新すると、現在のスマートフォルダからファイルが削除される場合があります（クエリー条件を満たさなくなるため）。

ファイルの削除、プロパティの編集、解凍、同期、検索、移動および複製（コピー）：各アクションはサポートされません。

スマートフォルダテンプレートを使用する場合を除き、スマートフォルダ自体はContent Services内で編集できません。スマートフォルダテンプレートの詳細は、スマートフォルダテンプレートの適用を参照してください。

ユーザーがさまざまな用途で読み込むテンプレートの作成は、システム管理者が行います。たとえば、請求のためのフォルダ構造を作成する場合、動画ファイルや音声ファイルから個別にPDFファイルを作成する場合、ユーザー別にフォルダ構造を設定する場合などがあります。

詳細は、スマートフォルダの動画を参照してください。

システム管理者およびビジネスアナリストは、スマートフォルダの設定で詳細をご覧ください。

注：動画および画像内のラベルは英語表示です。

スマートフォルダテンプレートの適用

アスペクトを使用して、スマートフォルダ構造を物理フォルダに適用できます。

1. サイト内で文書ライブラリを選択します。

2. 作成>フォルダの順にクリックし、新しいフォルダを作成します。フォルダ名を入力して保存をクリックします。
   または、既存の物理フォルダを選択します。物理フォルダは、ユーザーが作成した次のようなフォルダです。

   Open

   

3. フォルダにカーソルを置いて、メニューからその他>アスペクトの管理の順にクリックします。

4. アスペクトの選択ウィンドウで、あらかじめ定義されたスマートフォルダのアスペクト（組織で追加したテンプレートによってシステムスマートフォルダまたはカスタムスマートフォルダ）を1つ以上追加して、保存をクリックします。
   組織で使用する設定がシステムスマートフォルダかカスタムスマートフォルダかをビジネスアナリストまたはシステム管理者に確認してください。

5. 新規フォルダに再度カーソルを置いて、メニューからプロパティの編集>すべてのプロパティの順にクリックします。目的のスマートフォルダテンプレートを選択して、保存をクリックします。
   システム管理者が組織用のテンプレートを作成済みの場合は、Data Dictionary/Smart Folder Templatesに移動するとそれらのテンプレートが見つかります。
   システム管理者は、スマートフォルダの有効化でテンプレートの詳細をご覧ください。
   ここで選択した物理フォルダの下にスマートフォルダ構造が設定され、スマートフォルダテンプレートの検索条件に該当するファイルが格納されます。たとえば、標準のsmartFoldersExample.jsonテンプレートを適用すると、たとえば、次のようなさまざまなフォルダを利用できます。

• 私のコンテンツ：以下を含むリポジトリ内のすべてのファイル

• すべてのサイトのコンテンツ（DocumentsおよびMultimedia Files。タイプごとに格納）

• このフォルダのコンテンツ（DocumentsおよびMultimedia Files。タイプごとに格納）

• コントリビューション

• 他のユーザーによって変更された私のコンテンツ

• ユーザーホーム

• タグ ‘社外秘’

フォルダには、サイトで保有するファイルに応じてファイルが格納されます。たとえば、サイトに音声ファイルを作成した場合は、すべてのサイトcontent/Multimedia Files/Audio contentおよびThis folder's content/Multimedia Files/Audio contentのこの物理フォルダ固有の内容に移動すると、それらの音声ファイルが表示されます。メタデータで社外秘とマークされたファイルは、すべてタグ '社外秘'フォルダに表示されます。

スマートフォルダのFAQ

スマートフォルダで問題が発生した場合は、問題解決のために以下の解決法を試してください。