ユーザーガイド
1.ファイルのブラウジング
課題の詳細画面に表示されるAlfresco課題パネル、プロジェクトナビゲーションから表示されるAlfrescoプロジェクトパネル、また、Jira Agileボード(カンバン、バックログ、スプリント)からAlfrescoのフォルダとファイルを一覧でブラウジングすることが可能です。このパネルを表示するには「インストールガイド-フォルダのマッピング設定について」を参照してください。
1.1.Alfresco課題パネル
このパネルは課題の詳細画面を表示すると「Alfrescoファイル」として表示されます。Alfrescoのファイルやフォルダに対する操作はすべてこのパネルから実行します。
このパネルはSoftwareボード、Service Deskカスタマーポータルの課題の詳細画面からもアクセスできます。
Service Deskカスタマーポータルの課題の詳細画面はVERSION 1.11.0+でサポートされました。
1.2.Alfrescoプロジェクトパネル
VERSION 1.8.0+ AVAILAVLE FROM JIRA VERSION 7.2+
このパネルはプロジェクトのサイドバー「Alfrescoファイル」からアクセスできます。課題の詳細画面に表示される課題パネルと同じ操作が利用可能です。Alfrescoプロジェクトパネルに表示したい場合は、「プロジェクトパネルへの表示」がチェック済みである必要があります。
2.ナビゲーションのメニュー
パネルのナビゲーションに表示されるメニューについて説明します。
- JIRAリンクメニュー
ナビゲーションの
アイコンをクリックすると、表示しているJira課題にリンク済みのAlfrescoファイルが一覧で表示されます。
- ショートカットメニュー
VERSION 1.4.0+
以下のナビゲーションのメニューで表示されたファイルの一覧は検索、ソートすることができます。- 全てファイル
すべてのファイルが表示されます。フォルダは表示されません。
- 編集中のファイル
あなたがチェックアウトしているファイルが表示されます。
- 最近の修正
過去7日間に変更されたファイルが表示されます。
- 最近の追加
- 過去7日間に追加されたファイルが表示されます。
- 全てファイル
- お気に入りメニュー
VERSION 1.4.0+
ナビゲーションの
アイコンをクリックすると、あなたが追加したお気に入りのフォルダ、ファイル一覧が表示されます。お気に入りへの追加、削除は各フォルダ、ファイルに表示される「お気に入り追加」、「お気に入り削除」リンクから可能です。
- 共有リンク メニュー
VERSION 1.9.0+
ナビゲーションの アイコンをクリックすると、共有リンクされたファイルの一覧が表示されます。
この共有リンクの一覧に追加 / 削除するには、各ファイルの"共有リンク"から可能です。
- ライブラリ メニュー
ナビゲーションから該当の
フォルダ名 をクリックすると、フォルダ内のファイルとフォルダが一覧で表示されます。
フォルダ内のファイルは10件毎に表示されます。この場合は「次へ」「前へ」リンクでファイルをページングできます。
AlfrescoのフォルダとJiraプロジェクトと紐付けは、「インストールガイド-フォルダのマッピング設定について」を参照してください。
3.ファイルをアップロードする
中央パネルのAlfresco ファイルパネルのフォルダ内のファイル一覧からAlfrescoへファイルをアップロードすることが可能です。
ただし、JIRAリンクのファイル一覧からはアップロードできません。
ファイルのアップロード先となるフォルダは、ナビゲーションで選択されているフォルダとなり、課題画面を開いた状態で選択されているフォルダは、「インストールガイド-フォルダのマッピング設定について」」で設定されたフォルダとなっています。
ファイルがドラック&ドロップされるとアップロードダイアログが表示され、アップロードが開始され、アップロードが正常に終わるとstatusに✔が表示されます。
全てのアップロードが終わるとCloseがクリックできるようになるので、Closeをクリックしてダイアログを閉じます。
アップロードしたファイルはAlfresco ファイルパネルのファイル一覧に”JIRAリンク”の状態で表示されます。”JIRAリンク”についてはリンクする、解除するを参照してください。
4.ファイルのサムネイルを表示する
ファイル一覧ではファイル名や作成日といった情報と共に、サムネイルが表示されます。
.png?version=1&modificationDate=1648262737307&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=308)
5.ファイルのプレビューを表示する
プレビュー可能なファイルの場合は、プレビューリンクが表示されるので、プレビューをクリックします。
.png?version=1&modificationDate=1648262737159&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=293)
プレビューダイアログが表示されます。このタブで実行できる操作は下記となります。
- ファイル内検索
- ページ移動
- ズームイン、アウト
- フルスクリーン表示
- ダウンロード
- 先頭、最後ページへ移動
- 回転
- 選択
6.ファイルをダウンロードする
ダウンロードリンクをクリックするとファイルをダウンロードすることができます。
.png?version=1&modificationDate=1648262737003&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=293)
7.ファイルを削除する
削除リンクをクリックすることで、Alfrescoにアップロードされたファイルが削除されます。
.png?version=1&modificationDate=1648262736852&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=293)
ファイル削除の確認ダイアログが表示されます。削除しても良い場合は、削除ボタンをクリックします。
8.リンクする、解除する
既にAlfrescoにアップロード済みのファイルを課題とリンクさせたい場合は、ナビゲーションから該当のファイルのリンクするをクリックすると、該当ファイルに”JIRAリンク"アイコンが表示されます。
ナビゲーションのJIRAリンクメニューを選択すると、ファイル一覧に該当のファイルが表示されます。
.png?version=1&modificationDate=1648262736693&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=253)
課題とファイルの関連を消したい場合は、ナビゲーションからJIRAリンクラベル、もしくは対象のフォルダを選択し、該当のファイルのリンク解除リンクをクリックします。
.png?version=1&modificationDate=1648262736546&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=291)
ナビゲーションのJIRAリンクのラベルを選択すると、ファイル一覧から該当のファイルは非表示となります。Alfrescoにアップロードされているファイルは残っているので、再びリンクすることも可能です。
.png?version=1&modificationDate=1648262736372&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=289)
8.1.リンクステータス
VERSION 1.8.0+
"JIRAリンク"のラベルをクリックすると、ファイルにリンクされたJira課題をリストに表示することができます。
この"JIRAリンク"ラベルは、状態によって以下の色で表示されます。
.png?version=1&modificationDate=1648262745613&cacheVersion=1&api=v2)
Green.
- Alfrescoプロジェクトパネル
Alfrescoドキュメントが、表示されているプロジェクトで作成されたJira課題にリンクしていることを示します。
- Alfresco課題パネル
Alfrescoドキュメントが、表示されているJira課題にリンクしていることを示します。
.png?version=1&modificationDate=1648262745459&cacheVersion=1&api=v2)
Blue.
- Alfrescoプロジェクトパネル
- Alfrescoドキュメントが、表示されているプロジェクトとは別のプロジェクトで作成されたJira課題にリンクしていることを示します。
- Alfresco課題パネル
- Alfrescoドキュメントが、表示されているJira課題とは別のJira課題にリンクしていることを示します。
9.バージョン履歴を表示する
バージョン履歴リンクをクリックするとファイルの履歴を表示することが可能です。
バージョン履歴ダイアログが表示されます。このダイアログで実行できる操作は下記となります。
- 最新、過去のバージョンのファイルをダウンロード
- 過去のバージョンに戻す
10.フォルダを作成する
ナビゲーションのライブラリメニューのフォルダ が選択された状態で、
のフォルダ作成リンクによって選択しているフォルダの配下に新しいフォルダを作成することができます。
.png?version=1&modificationDate=1648262736080&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=279)
フォルダの作成ダイアログが表示されるのでフォルダ名を入力して、作成ボタンをクリックします。
選択されているフォルダ配下に新しいフォルダが作成されます。
.png?version=1&modificationDate=1648262735924&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=281)
11.フォルダを削除する
ナビゲーションからフォルダを選択し、フォルダ削除リンクによって選択しているフォルダと、そこに含まれるサブフォルダ、ファイルを削除することができます。
ただし、ナビゲーションに表示されているルートフォルダは削除することはできません。
ルートフォルダは「インストールガイド-フォルダのマッピング設定について」」で設定されたフォルダとなっています。
（下記の例だと”documentLibrary”がルートフォルダにあたります）
.png?version=1&modificationDate=1648262735764&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=228)
フォルダの削除ダイアログが表示されるので削除ボタンをクリックします。
選択されていたフォルダと、そこに含まれるサブフォルダ、ファイルがすべて削除されました。
12. ファイルをクイック検索、ソートする
VERSION 1.4.0+
ショートカットメニューで表示されたファイルは、検索ボックスにキーワードを入力してEnterキーを押下することで、ファイル名、もしくはファイル内のテキストに一致したファイルを素早く検索することができます。ソートは
ボタンから実行できます。
13.プロパティを表示、編集する
VERSION 1.5.0+
ファイルのプロパティを表示、編集したい場合は、ナビゲーションから該当のファイルのプロパティをクリックしてください。該当ファイルのプロパティがダイアログで一覧表示されます。
.png?version=1&modificationDate=1648262735611&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=310)
プロパティを編集したい場合はEditボタンをクリックします。編集可能なプロパティは入力フィールドとなっているので、必要な情報を入力してUpdateボタンをクリックしてください。Updateが成功すれば成功メッセージが表示されます。
一部のプロパティは表示されますが、編集することはできません。
- "タグ"、"MIMEタイプ"、"複数値のカスタムプロパティ"
一部のデータ型はCMIS-v1.1プロパティ仕様によりAlfrescoで表示されるプロパティ編集での入力項目とは異なります。
- d:text, d:mltext
- どちらの入力項目も"テキストフィールド(複数行)"として表示されます。
- d:date, d:datetime
- どちらの入力項目も"日時ピッカー"として表示されます。
14.プロパティとフィールドを同期する
VERSION 1.5.0+
Jira課題とリンク済みのファイルはプロパティとフィールドを同期するプッシュ、プルを利用することができます。
表示しているJira課題のフィールドでファイルのプロパティを更新したい場合は、ナビゲーションから該当のファイルのプッシュをクリックしてください。更新画面がダイアログで一覧表示されます。
.png?version=1&modificationDate=1648262735459&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=310)
ダイアログの左側にある選択リストからJira課題のフィールドを選択して、更新するプロパティとフィールドをマッピングします。マッピングが完了したらPushボタンをクリックしてください。
Pushが成功すれば成功メッセージが表示されます。
プッシュとは逆にファイルのプロパティで表示しているJira課題フィールドを更新したい場合は、ナビゲーションから該当のファイルのプルをクリックしてください。更新画面がダイアログで一覧表示されます。
.png?version=1&modificationDate=1648262735027&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=310)
ダイアログの左側にある選択リストからJira課題のフィールドを選択して、更新するフィールドとプロパティをマッピングします。マッピングが完了したらPullボタンをクリックしてください。
Pullが成功すれば成功メッセージが表示されます。
プッシュ、プルでマッピング可能なプロパティとフィールドは以下となります。
自動マッピング
Jira管理者がインストールガイド#インストールガイド-プル&プッシュマッピングについてでマッピングを設定していない場合は、
プロパティとフィールドは同じ名前(表示ラベル、フィールド名)の場合は自動的にマッピングされます。Jiraの要約、Alfrescoのタイトルは同じ名前ではありませんが、自動的にマッピングされます。
15.Alfrescoのドキュメント詳細画面を別ウィンドウで開く
VERSION 1.4.0+
各ファイルに表示される「Alfrescoを開く」リンクを押下することで、別ウィンドウが起動されてAlfrescoのドキュメント詳細画面を開くことができます。Alfrescoへまだログインしていない場合は、起動されたウィンドウにログイン画面が表示されるのでログインしてください。
.png?version=1&modificationDate=1648262734873&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=247)
16.課題を作成する
VERSION 1.8.0+
AlfrescoプロジェクトパネルからAlfrescoファイルを選択して「課題作成」をクリックすると、Jira課題の作成ダイアログが表示され、選択したAlfrescoファイルの「タイトル」が自動的に入力されます。 Jira課題が作成されると選択したAlfrescoファイルに自動的にリンクされます。
.png?version=1&modificationDate=1648262734714&cacheVersion=1&api=v2&width=150&height=342)
17.オフライン編集と編集のキャンセル
VERSION 1.9.0+
"オフライン編集"をクリックすると、ドキュメントはロックされた状態となり、ドキュメントがあなたのローカルPCにダウンロードされます。ダウンロードされたドキュメントを開いて編集してください。
.png?version=1&modificationDate=1648262734562&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=249)
ドキュメントの編集を取りやめたい場合は、"編集のキャンセル"をクリックしてください。あなたがロックしたドキュメントの状態を解除することができます。
.png?version=1&modificationDate=1648262734405&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=312)
ダウンロードされたドキュメントの編集が終わったら、"新規バージョンのアップロード"をクリックしてください。
クリックするとダイアログが表示されます、編集したファイルを選択して、Uploadボタンをクリックすることでドキュメントを更新することができます。
.png?version=1&modificationDate=1648262734257&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=311)
18. Microsoft Officeで編集 (Beta)
VERSION 1.9.0+
Alfresco Content ServicesのEditing files in Microsoft Officeの機能が、Alfresco connector for Jiraでも利用可能になりました。(今回はBeta版としてリリース)
Microsoft Office文書をダウンロードすることなく直接編集することができ、編集中のドキュメントは編集が終わるまでロック(チェックアウト)されます。
.png?version=1&modificationDate=1648262734102&cacheVersion=1&api=v2&width=400&height=249)
オンライン編集ができるOfficeドキュメントは以下となります。サポートされているOfficeのバージョンは、Alfresco Content ServicesのSupported Platformsをご参照ください。
| Office | ファイル拡張子 |
|---|---|
| Word | doc |
| docx | |
| docm | |
| dot | |
| dotx | |
| dotm | |
| Excel | xls |
| xlsx | |
| xlsb | |
| xlsm | |
| xlt | |
| xltx | |
| xltm | |
| PowerPoint | ppt |
| pptx | |
| pot | |
| potx | |
| potm | |
| pptm | |
| pps | |
| ppsx | |
| ppam | |
| ppsm | |
| sldx | |
| sldm |
19. 共有リンク
VERSION 1.9.0+
共有リンクによって、Alfrescoアカウントを持っていないユーザーとのファイル共有が可能となりました。この共有リンク自体は、Alfresco Content Servicesが提供している機能ですが、Alfresco connector for Jiraからは有効期限を指定して共有リンクを作成することができます。この機能はAlfresco Content Services v5.2+で利用可能です。
共有アイコンを使うと、Jiraコメント、Eメール、Facebook,、Twitter、 Google+で簡単に共有することができます。
21.JQLでファイルを検索する
課題の検索画面の詳細から、JQL Functionによって、Jira課題にリンク済みとなっているAlfrescoファイルを検索することができます。
20.1.シンタックス
Alfrescoファイルを検索するためのJQL FunctionはhasAlfrescoFileという名前となります。パラメーターはシングルクォートで括弧ってください。
issue in hasAlfrescoFile('パラメーター')
サポートしているフィールドは下記となります。
サポートしている演算子は下記の通りとなります。
= | != | ~ | !~ | > | >= | < | <= | IS | IS NOT | IN | NOT IN | WAS | WAS IN | WAS NOT | WAS NOT IN | CHANGED |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
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|
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|  |
20.2.パラメーター
ファイル内から特定の文字列を検索
課題にリンクされたファイル内に含まれる特定の文字列から、一致するファイルを持つ課題を検索することができます。
文字列はアスタリスクを利用することで、前方一致、後方一致、部分一致で指定することができます。
issue in hasAlfrescoFile('検索できますか')
issue in hasAlfrescoFile('検索できますか*')
issue in hasAlfrescoFile('*検索できますか')
issue in hasAlfrescoFile('*検索できますか*')
ファイル名からの検索
課題にリンクされたファイル名から、一致するファイルを持つ課題を検索することができます。
cmis:name:というプロパティの後に、ファイル名をダブルクォテーションで括ってください。 ファイル名は * を利用することで、 前方一致、後方一致、部分一致で指定することができます。
issue in hasAlfrescoFile('cmis:name:"AAA"')
issue in hasAlfrescoFile('cmis:name:"AAA*"')
issue in hasAlfrescoFile('cmis:name:"*.pptx"')
issue in hasAlfrescoFile('=cmis:name:"AAA.pptx"')
ファイルの作成日からの検索
課題にリンクされたファイルの作成日から、一致するファイルを持つ課題を検索することができます。
cmis:creationDate:というプロパティの後に、yyyy-MM-dd形式の日付をダブルクォテーションで括ってください。 日付は .. を利用することで期間で指定することができます。
issue in hasAlfrescoFile('cmis:creationDate:"2015-01-01"')
issue in hasAlfrescoFile('cmis:creationDate:"2015-01-01".."2016-12-31"')
ファイルの更新日からの検索
課題にリンクされたファイルの作成日から、一致するファイルを持つ課題を検索することができます。
cmis:lastModificationDate:というプロパティの後に、yyyy-MM-dd形式の日付をダブルクォテーションで括ってください。 日付は .. を利用することで期間で指定することができます。
issue in hasAlfrescoFile('cmis:lastModificationDate:"2015-01-01"')
issue in hasAlfrescoFile('cmis:lastModificationDate:"2015-01-01".."2016-12-31"')
複数のパラメーターでの検索
上記で記載したパラメーターは、半角スペース、and、or 条件で複数指定することができます。半角スペースの場合はandと同等となります。
また、これらの and と or は小文字(lower case)、大文字(upper case)、混在(mixed case) で指定されても認識されます。
issue in hasAlfrescoFile('*検索できますか* cmis:name:"*.pptx" cmis:creationDate:"2015-01-01".."2016-02-01"')
ファイルがリンクされている課題の検索
課題に1つ以上のファイルがリンクされている課題は、パラメーターを指定しないことで検索することができます。
issue in hasAlfrescoFile()
20.3.参考資料
https://wiki.alfresco.com/wiki/Full_Text_Search_Query_Syntax
21.ログイン失敗回数のリセット
ログイン失敗回数が管理者が設定した「最大ログイン試行回数」を超えた場合、Alfresco課題パネル、Alfrescoプロジェクトパネル、管理画面には、以下のような警告メッセージが表示されます。
この場合は「こちら」リンクをクリックして、「ログイン失敗回数のリセット」リンクをクリックしてリセットしてから、正しいユーザー名、パスワードを確認してから再設定してください。
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