はじめに

• 社内に特定の技術、専門知識を持つ社員がいないので外部に委託している

• 外部のメンバーとの日々のやり取りはメールやチャットを利用しているが、見落としによりコミュニケーションがうまく取れないことがある

• 外部のメンバーの作業は Excel で管理しているが、進捗確認ミーティングまでのタイムラグにより最新状況が把握しづらい

上記のような “ちょっと面倒な困りごと” をお持ちではありませんか？

メールやチャット、Excel は一般的に広く利用されており、利用に際してのハードルが低いというメリットがあります。一方、「情報が分散して管理が煩雑になる」、「やり取りの履歴が追いづらく、コミュニケーションミスが発生する」といったデメリットもあります。Jira プロジェクトに参加する外部ユーザーのアクセス権は、企業管理対象プロジェクトのスキームを活用し、社内で適切に管理しましょう。

特定のプロジェクトに外部のメンバーを招待する

社内・外部のメンバーの作業進捗を、1 つのプロジェクトで管理するよう設定します。セキュリティを考慮して、外部のメンバーを適切なプロジェクトに招待しましょう。

外部のメンバーをサイトへ招待

サイト管理者あるいはユーザーアクセス管理者が、外部のメンバーをサイトに招待します。

グループの準備

サイト管理者あるいはユーザーアクセス管理者が、外部のメンバーをまとめるためのグループを作成し、対象ユーザーを含めます。

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グループに、アクセスを許可する製品を登録します。

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権限スキームで外部メンバーの作業を制御する

サイト管理者あるいは製品管理者が、外部メンバー参加型プロジェクト用の権限スキームを用意します。

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外部のメンバーを招待するプロジェクトにおいては、この権限スキームを流用できます。

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課題セキュリティスキームで特定課題への閲覧制限を設定する

プロジェクトには、機密性の高い課題も登録されることがあります。その場合、課題に権限設定することも可能です。

セキュリティレベルの設定を行います。

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「セキュリティレベル」を画面に表示できるよう、フィールド設定とフィールド構成スキームを設定します。

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プロジェクトに課題セキュリティスキーム、フィールド構成スキームを関連付けます。

課題の 「作成画面」、「編集画面」 に 「セキュリティレベル」 フィールドを追加します。

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課題作成時には、 「セキュリティレベル」 フィールドにアクセス可能なレベルを指定します。

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課題詳細ビュー右上の「鍵」アイコンから編集、削除も可能です。

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外部のメンバーのアクセス権を解除する

プロジェクトが完了したら、外部ユーザーのアクセス権を速やかに解除しましょう。

サイト管理者あるいはユーザーアクセス管理者が、外部メンバー用のグループからユーザーを削除、サイトアクセスを停止します。

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最後に

社内メンバーと外部のメンバーメンバーが 1 つのプロジェクトで作業することで、全体の進捗がまとめて確認できコミュニケーションも効率的に行えます。課題間の依存関係も考慮したスケジュール調整も「タイムライン」ビュー内で行えます。

セキュリティ面の心配がある場合はプロジェクトを分けてもよいでしょう。企業管理ソフトウェアプロジェクト上では、複数プロジェクトを一つのカンバンボードに表示することができます。また、プロジェクトを跨いだスケジュール調整には、Premium 以上で利用可能な 「プラン」 機能を活用できます。

同じ目標に向かってプロジェクトを推進するメンバーです。社内メンバーだけでなく、外部のメンバーにも一緒に Jira で作業してもらいましょう！