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Confluence Cloud｜困りごと解決事例
- Comala Publishing for Confluence Cloud
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Confluence を利用中のお客様からよく寄せられる運用面での困りごとを解決できる機能の一例をご紹介します
※ 2025 年 2 月時点の情報です
Confluence で何を書くのか不明で、ナレッジ作成が進まない
ナレッジマネジメントを始める際、そもそも Confluence で何を書いてよいのか分からないとナレッジ作成は進みません。着手すべきポイントと、より効果的なナレッジ作成を実現する機能をご紹介します。
方法 1 ：よくある問合せや、作業頻度の高い作業からナレッジ化する
まずはよくある問い合わせや、頻繁に行われる作業からナレッジにします。マニュアル化することで業務の標準化が進み、属人化を防ぐことができます。
次に、推進者（リーダー）が一例としてナレッジを作成し、他のメンバーも同様に記載することで、粒度や体裁が統一されたナレッジが迷うことなく作成できるようになります。
方法 2 ：分析機能でユーザーニーズを探る Premium
アナリティクスやミッションコントロールなどの分析機能を活用し、ユーザーの検索キーワードの傾向を把握します。検索頻度の高いキーワードに関連するナレッジを新たに作成するなど、ユーザーニーズに応じた効果的な施策を実施できます。
さらに、コンテンツの閲覧数を分析することで、どの情報が有用であり、どの情報が不要であるかを見極めることができ、情報の質を向上させるための指針を得ることができます。
実業務が忙しくナレッジを作成する時間がない
コンテンツを効率的に作成する機能を活用することで、忙しいメンバーでも少ない工数でナレッジを作成できます。
方法 1 ：テンプレートからページを作成する
テンプレートを利用してフォーマットを呼び出すことで、ページ作成にかかる時間を短縮できます。また、どこに何を入力すべきかを明示することで、誰でも同じ粒度のドキュメントを簡単に作成できます。
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方法 2 ：（ AI 機能）コンテンツ作成を効率化する Premium
Atlassian Intelligence（ AI ）を使うと、コンテンツ作成や編集にかかる時間を大幅に減らします。
コンテンツ生成 |
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文章の改善とトーン変換 |
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方法 3 ：自動化でページ作成する
指定されたスケジュールに基づいて、テンプレートを使用してページを自動作成します。手動でページを作成する手間を省き、定期的な作業の実施漏れを防止します。
自動化は、Free/Standard プランによって、月ごとの実行回数の制限が異なります。
必要な情報を検索するのに時間がかかる
情報を最適に表示し、古い情報を整理することで、必要な情報に迅速にアクセスできます。
方法 1 ：ラベルでコンテンツを一覧表示する
「ラベルで絞り込み」マクロはコンテンツに付与しているラベルに応じて各コンテンツをピックアップし、一覧表示します。見たい切り口のコンテンツが自動的に表示されるため、ユーザーが手動で検索する手間がなくなります。
方法 2 ：（ AI 機能）情報収集を効率化する Premium
Atlassian Intelligence（ AI ）が大量のデータから必要な情報を生成し、検索にかかる工数を大幅に減らします。
Ask AI |
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AI 定義 |
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方法 3 ：古い情報をアーカイブする
古くなったコンテンツをアーカイブすると、検索結果やコンテンツツリーからコンテンツを非表示にできます。これにより、最新の情報に素早くアクセスできるようになります。
ここでは、古いコンテンツに対してメンテナンスを行うための 2 つの方法をご紹介します。
1.自動化で非アクティブページを一括アーカイブする |
指定されたスケジュールに従い、一定期間誰にも閲覧されていないページを一括アーカイブします。大量のページに対してアクションを実施するため、メンテナンスの工数削減になります。
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2.コンテンツマネージャーで非アクティブページを一括アーカイブする Premium |
一定期間誰にも閲覧されていないページをフィルター表示し、不要と判断したページを手動または一括で選択、アーカイブします。コンテンツを確認しながら複数対象にアクションを実行できるため、柔軟なメンテナンスが可能です。
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作業を計画する際に他部署のスケジュールを聞くのが面倒だ
他チームとの関連作業を計画する際、他チームの予定を都度確認するのは手間です。Confluence のカレンダー機能を使うと、複数チームのタスクや休暇の状況が一目で確認できます。
方法 1 ：カレンダー機能で他チームの予定を確認する Premium
他チームのイベントやタスクをカレンダーで確認し、別途確認する手間なく計画を立てることができます。さらに、Google カレンダーや Outlook との統合により、異なるプラットフォーム間でのスケジュール管理が容易になります。
チャットツールで重要なお知らせを発信しても見落される
重要なお知らせ事項を周知する機能により、ユーザー全員にすばやく、確実に情報を伝えることができます。
方法 1 ：お知らせバナーで重要事項を目立たせる 一部機能 Premium
ナビゲーションメニューの最上部に任意のメッセージを表示し、サイトを使用するユーザー全員に情報を展開することできます。メンテナンスや年末調整のお知らせなどの重要事項を漏れなく届け、ユーザーの確認漏れを防止します。
方法 2 ：会社ハブに見やすく情報集約する Premium
会社ハブは、どの画面からでも常にアクセス可能なページで、全社向けのお知らせ情報を一元提供するのに適しています。情報が複数スペースに散乱することを防ぎ、ユーザーは会社ハブを通じて効率的に情報を収集できます。
特定のページで編集できないユーザーがいる
他部門メンバーに議事録を共有後、メンバーが編集できない場合、作業を中断しトラブルシューティングに時間がかかってしまうことがあります。
ここでは、最適な権限設定がされているかどうかを確認する方法をご紹介します。
方法 1 ：製品管理者がユーザーアクセスメニューで権限チェックする
特定のユーザーまたはグループがアクセス可能なスペースを表示する CSV レポートを出力し、スペース単位での権限チェックを行います。また、特定コンテンツに関する権限チェックも可能です。すべてのスペースを網羅した効率的なセキュリティチェックで情報漏洩を防止します。
方法 2 ：スペース管理者がスペース設定メニューで権限チェックする
ユーザーまたはグループに付与されているスペース権限を目視で確認します。スペース権限はページ権限よりも優先されるため、ページ編集ができない一般的な原因の一つとして、スペース権限による制限が考えられます。
方法 3 ：ユーザーが権限の点検で権限チェックする Premium
指定したユーザーがアクセス権を持つページ、スペース、および製品の階層レベルを確認できます。これにより、製品管理者やスペース管理者に権限チェックを依頼することなく、ユーザーレベルでの調査が可能となり、権限不足による業務の中断を防ぎます。この機能は、チーム間の迅速なコラボレーションを促進するのに役立ちます。
権限の設定ミスによる情報漏洩が気がかりだ
スペース権限を手動で構築する場合、人的ミスにより権限設定を誤る可能性があります。スペースの権限コピーを利用すると、既存スペースの権限設定と同一の新規スペースをすばやく構築します。
方法 1 ：スペース権限をコピーする Premium
新規スペースの作成画面または Confluence 製品管理画面から、別のスペースから権限をコピーします。手動で一つずつ権限のチェックボックスを設定する手間を省き、誤りによる機密情報の漏洩を防ぎます。
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