Jira Work Management (旧 Jira Core Cloud) を初めて使う方向けに、採用 テンプレートを利用した採用プロセスについてまとめたドキュメントです。Jira Work Management に搭載されている様々な便利機能を有効活用して、シームレスな採用を行いましょう。
こちらのドキュメントは 時点での情報を基に作成しています。
目次
プロジェクトの作成
- まずは、プロジェクトを作成します。トップメニューバー > プロジェクト > プロジェクトを作成 > 人事 > 採用 > テンプレートを使用 を選択します。
- 名前とプロジェクトキー、チームのタイプを入力して 作成 します。プロジェクトキーを後から変更する際には、いくつか注意点がありますので、変更の可能性が少ないものを選びましょう。詳細は プロジェクトの詳細を編集する をご参照ください。
権限スキームを編集する
プロジェクトを新規作成した時点では、Jira Work Management の製品アクセスを持つユーザーであれば、プロジェクト内の課題 (今回の場合は応募者の情報) が見られる状態になっています。以下のドキュメントでは、人事と管理者のみが課題を見られるように設定する方法を説明します。
リストで課題を作成、編集、フィルタリングする
いよいよ、実際に課題を作成していきましょう。下記のドキュメントでは、リストを使って課題を簡単に作成する方法と、各種フィールドの編集や課題のフィルタリングについて説明します。
ボードでステータスを可視化する
左メニューバーの ボード を選択すると、課題をステータスごとに可視化した状態で管理することができます。ボード上ではドラッグ&ドロップによって、ステータスの変更ができます。課題をクリックすると課題の詳細が表示されます。
自分が担当 や 今週が期限 を選択して、課題をワンクリックでフィルタリングできます。
カレンダーで締め切りを確認する
左メニューバーの カレンダー を選択すると課題を期限別に確認することができます。クリックすると課題の詳細が表示されます。 期限が設定されていない課題はカレンダーには表示されません。
課題の色は下記の4種類あります。
| 課題の色 | 課題の状態、ステータスカテゴリ |
|---|---|
赤色 | 期限を過ぎても完了していない課題 |
灰色 | TO DO |
青色 | 進行中 |
緑色 | 完了 |
カレンダー上の空白箇所をクリックすると、クリックした日付が自動的に期限に設定された状態で、課題を新規作成できます。
タイムラインでスケジュールを可視化する
左メニューバーの タイムライン を選択すると、ガントチャートのように課題のスケジュールを確認することができます。課題の開始日と期限によって、バーの範囲が決まります。開始日と期限のどちらかが空白の場合には、1週間分の長さで自動的に設定されます。バーの端をドラッグ & ドロップして簡単に日程を調整できます。
バーの色は課題の現在のステータスカテゴリによって変わります。 時点では、完了した課題はタイムラインには表示されません。
| バーの色 | ステータスカテゴリ |
|---|---|
灰色 | TO DO |
青色 | 進行中 |
右下のボタンから、週、月、四半期での表示の切り替えが可能です。
課題キーを選択すると課題の詳細を表示できます。
フォームから課題を作成する
フォーム を利用すると、採用プロジェクトに参加していないユーザーも課題を作成できます。例えば、採用に従業員紹介制度を導入している場合などに非常に便利な機能です。
時点では、フォームから課題を作成するためには、プロジェクトの参照 と 課題の作成 権限が必要です。その為、権限スキームを編集する の箇所で、プロジェクトの参照 権限を変更した場合には、人事と管理者のロール以外のユーザーはフォームを参照できません。
左メニューバーの フォーム を選択するとフォーム作成画面に移ります。他のユーザーが分かりやすいように、要約や説明、添付ファイルなどの説明文を編集しましょう。今回は下記のように変更します。
- 要約 → 応募者氏名
- 添付ファイル → 履歴書や職務経歴書
右側にあるフィールドをドラッグして追加することができます。希望部署を入力するために、ラベルを追加してみます。
プレビューをクリックして、フォームがどのように表示されるのか確認できます。
フォームが完成したら、共有 を選択して他のユーザーに共有しましょう。リンクをコピーして共有することもできます。
フォームから作成された課題も、他の課題同様にリストやボードに表示されます。
フォームから作成された課題には、business-form というラベルが自動でつきますので、一目で把握できます。
今回のドキュメントでは、使い始めたばかりというユーザーの方向けに、デフォルトの設定を極力変更しないシンプルな運用例をご紹介いたしました。まずは、実際に Jira を使ってみて少しずつカスタマイズしていくのがお勧めです。
例えば、面接が2回、3回とある場合には、ワークフローを編集して実際の採用プロセスに沿った形で運用したり、採用担当部署ごとに担当者を決めて、コンポーネントで課題の担当者を自動で割り当てたりすることも可能です。
設定に関して、不明な点などございましたらリックソフトのヘルプデスクを是非ご活用くださいませ!