ファイルのバージョン管理について

ここでは、Atlassian製品のコンテンツコラボレーションツールである「Confluence」での添付ファイルのバージョン管理について説明します。

ファイルのバージョン管理の方法としては「ファイル名_YYYYMMDD_作成者.xlsx」のように日付や作成者情報を付与したファイル名を付けて管理している場合があるかと思います。

また、ファイルの保存先としては、クラウドサービス上や社内の共有ドライブに保存している場合が多いかと思いますが、誰がいつ更新したファイルが最新なのかが分からないと言ったことが発生し、場合によっては最新ではないファイルを更新し、情報がデグレードしてしまうという経験をした方もいらっしゃるかと思います。

このような状況は、Confluenceの添付ファイル機能で解決できます。

Confluenceページにファイルを添付する

Confluenceでは次の2通りの方法でページにファイルを添付することができます。

ページに直接ファイルを添付する
「添付ファイル」マクロをページに埋め込んでファイルを添付する

先ずは、1の方法から説明します。

１．ページに直接ファイルを添付する

ファイルの添付（アップロード）の方法は、ページを編集中の場合と閲覧中の場合で異なります。

編集中の場合

ページにファイルをドラッグ&ドロップする
上部ツールバーの「ファイルおよび画像」アイコンからアップロードする

閲覧中の場合

ページにファイルをドラッグ&ドロップする
ページ右上の「その他の操作」→「添付ファイル」を選択してアップロードする

２．「添付ファイル」マクロをページに埋め込んでファイルを添付する

次に「添付ファイル」マクロを使用してページにファイルを添付する方法について説明します。

ページに「添付ファイル」マクロを埋め込むには、上部ツールバーの「挿入」ボタンから「さらに表示」をクリックし、表示されたマクロ一覧の中から「添付ファイル」を検索し、挿入します。

ページ上で「/」と入力し、表示された一覧から「添付ファイル」を検索して組み込むこともできます。

「添付ファイル」マクロを組み込むと、ファイルをアップロードするエリアが点線で囲まれて表示されます。

この点線に囲まれたエリアにファイルを直接ドラッグ&ドロップしてファイルをアップロードします。

「ファイルの参照」から該当するファイルを選択してアップロードすることもできます。

アップロードしたファイルは一覧で表示されます。

「添付ファイル」マクロは、既にページに添付されているファイルも含めて一覧に表示してくれます。

※１）ページに添付ファイルを追加するには、「添付ファイルの追加」スペース権限が必要になります。

新しいバージョンをアップロードしてバージョンを確認する

既存の添付ファイルの新しいバージョンをアップロードする場合は「Confluenceページにファイルを添付する」で説明した方法と同じになります。

ここで重要なことは、同じファイル名としてアップロードすることです。

ファイル名を変更してアップロードすると、別のファイルと認識されてしまい、バージョン管理がされません。

添付ファイルのバージョンを確認するには、ページに直接ファイルを添付した場合と「添付ファイル」マクロを使った場合は操作が異なります。

ページに直接ファイルを添付した場合は、ページ右上の「その他の操作」→「添付ファイル」を選択し、各添付ファイル横の「>」をクリックします。

「添付ファイル」マクロを使った場合には、既に表示されている添付ファイル一覧から、各添付ファイル横の「>」をクリックします。

いずれの場合も、見え方はほぼ同じであり、バージョン履歴が展開表示され、各バージョンをアップロードした人や時刻を確認できます。

これらの画面から、いつ誰がファイルを更新したのか（新しいバージョンをアップロードしたのか）を確認することができ、最新のファイルも明確になります。

【ページに直接ファイルを添付した場合】

【「添付ファイル」マクロを使用した場合】

添付ファイルを表示する

添付ファイル一覧から「表示」を選択してファイルの内容をプレビューすることができます。

この方法により、ファイルをダウンロードすることなく、内容を確認することができます。

※２）プレビュー可能なファイルタイプについては下記ページを参照してください。

https://ja.confluence.atlassian.com/confcloud/upload-files-724765101.html#Uploadfiles-Acceptedfiletypesandsize

添付ファイルをダウンロードする

添付ファイルのダウンロードも添付ファイル一覧からおこなうことができます。

最新のファイルをダウンロードする場合はファイル名、特定のバージョンをダウンロードする場合はバージョン名をクリックします。

また、すべての添付ファイルをまとめてダウンロードしたい場合には「すべてダウンロード」を選択することによってzip形式で一括ダウンロードすることができます。

Confluenceでは、現段階で特定のバージョンにロールバックさせる機能は提供されていないため、過去のバージョンに戻したい場合には該当のバージョンを一度ダウンロードし、再度アップロードすることになります。

添付ファイルを編集して更新する

Confluence上で添付ファイルを編集し、更新したファイルを新しいバージョンとして反映することができます。

この方法によって、いったんファイルをダウンロードし、編集してから再度アップロードする手間が省けますし、編集後にアップロードし忘れてしまい、Confluence上のファイルが最新ではないという状況を避けることができます。

また、Confluence上で添付ファイルを一括管理することにより、ファイルが複数個所に散乱することによる情報漏洩というリスクを回避することができ、セキュリティも向上します。

添付ファイルの編集は、ページに直接ファイルを添付した場合と「添付ファイル」マクロを使用した場合のいずれも添付ファイル一覧から「ファイルの編集」を選択することによって可能になります。

「ファイルの編集」を選択するとプレビュー画面が表示されますので、右上の「以下を使用して編集」から該当のアプリケーションを選択、起動してファイルを編集します。（※３）

ファイルの編集を終えると、新しいバージョンに更新するかを確認するメッセージが表示されますので、更新する場合は「更新」を選択すると、新しいバージョンとして反映されます。

※３）Confluence上からファイルを編集するには、「Atlassian Companion」アプリが必要になります。詳しくは下記ページを参照してください。

https://ja.confluence.atlassian.com/confcloud/edit-files-724765124.html#Editfiles-companion

添付ファイルを削除する

一度添付したファイルを削除したい場合があるかと思います。

この場合、添付ファイル自体を削除したいのか、添付ファイルの特定のバージョンを削除したいのかによって方法が異なります。

添付ファイル自体を削除する場合は、添付ファイル名横の「アクション」メニューから「削除」ボタンをクリックします。

特定のバージョンを削除する場合は、バージョン横の「アクション」メニューから「削除」ボタンをクリックします。

この時、既存のバージョン番号が繰り上がることはなく、削除したバージョンのみが非表示となります。

添付ファイル自体を削除した場合、スペース管理者であればこの操作を取り消すことができます（ゴミ箱からファイルを復元することができます）。

特定のバージョンを削除した場合は操作を取り消すことはできません。

※４）添付ファイルを削除するには、「添付ファイルの削除」スペース権限が必要になります。

ここで紹介した通り、Confluenceではページに添付したファイルをバージョン管理し、必要なファイル（バージョン）の表示、ダウンロード、編集、削除をすることができます。

コンテンツコラボレーションツールというConfluenceの特性を活かして、必要なメンバーと情報を共有し、業務の効率化向上につなげていただけると幸いです。