1 タスクとワークフロー

タスクとワークフロー

タスクとワークフローは、自分や他のユーザーが行う必要のあることを追跡するのに役立ちます。独立したタスクまたはワークフローを作成することもファイルを添付することもできます。

ワークフローは、ドキュメントのレビューなどの特定のタスクを制御するプロセスです。ワークフローの作成時に、各タスクを1人以上のユーザーに割り当てることができます。ワークフローの作成者は、ワークフローの一部としてタスクが割り当てられているユーザーに通知メールを自動的に送信するように選択できますが、メールが送信されるかどうかは、ユーザーの[あなたのタスク]ダッシュレットに表示されます。

ワークフローに必要なすべてのタスクアクションが完了すると、ワークフローはアクティブ状態から完了状態に移行します。この時点で、ワークフローを自由に削除できます。

個々のユーザーが独自のタスクを管理し、ワークフローを作成した人がワークフローを管理します。

ワークフローはさまざまな場所から開始できます。

ライブラリ内のファイルにカーソルを合わせ、[その他]、[ワークフローの開始]の順にクリックします
ツールバーの[タスク]をクリックし、任意のオプションを選択して、[ワークフローの開始]をクリックします
[あなたのタスク]ダッシュレットの[ワークフローの開始]をクリックします

ワークフローの開始

ワークフローを1つ以上のファイルに直接添付できます。ワークフローを開始すると、レビューなどのワークフロータスクが生成されます。

ファイルにカーソルを合わせ、[その他]、 [ワークフローの開始]の順にクリックします。
注：ライブラリ内の複数のファイルのワークフローを開始するには、それらを選択し、 [選択したアイテム]メニューから[ワークフローの開始]を選択します。
注：ツールバーの[タスク]をクリックし、任意のオプションを選択してから[ワークフローの開始]をクリックして、ワークフローを開始することもできます。ワークフローの開始は、あなたのタスクの個人用ダッシュレットでも利用できます。
[ワークフローの開始]ページが開きます。
ワークフローリストからワークフローを選択します。
次の事前構成されたワークフローが利用可能です。
- 新しいタスク：自分自身または別のユーザーに新しいタスクを割り当てます。
- レビューと承認（グループによるレビュー）：コンテンツのレビューと承認を設定し、ワークフロータスクを単一のグループに割り当てます。
- レビューと承認（複数のレビュア）：1人以上のユーザーにファイルの承認をリクエストします。
- レビューと承認（プールされたレビュー）：コンテンツのレビューと承認を設定し、ワークフロータスクを複数のユーザーに割り当てます。1人のユーザーが一度にタスクの所有権を取得し、タスクを完了するか、プールに戻して、タスクに関連付けられている別のユーザーが要求することができます。
- レビューと承認（一人のレビュア）：コンテンツのレビューと承認を設定し、ワークフロータスクを単一のユーザーに割り当てます。
適切なワークフローフォームが表示され、開始されるワークフロータスクの詳細を入力します。必須フィールドにはアスタリスク（*）が付いています。
注： Alfresco管理者が、選択できる追加のワークフローを設定している場合があります。
[一般]セクションにワークフローの詳細を入力します。
1. [メッセージ]フィールドに、添付のコンテンツを確認してくださいなどのタスク要件を説明します。これは、ユーザーが何をすることが期待されているかを明確に説明する必要があります。このテキストは、ワークフロータスクの[あなたのタスク]ダッシュレットに表示されます。
2. タスクの期日を選択します。
3. タスクの優先度設定を選択します。
ワークフローによって生成されたタスクを割り当てるユーザーまたはグループを選択します。
選択したワークフローのタイプに応じて、タスクをユーザーまたはユーザーグループのいずれかに割り当てます。
1. [担当者]セクションで、[選択]をクリックして、ユーザーの完全な名前または部分的な名前を入力します。
2. [検索]をクリックします。
3. +アイコンをクリックしてユーザーを選択します。
  注： [レビュー用ドキュメントの送信]タスクでは、複数のユーザーを選択できます。
4. [ OK]をクリックします。
5. タスクが複数の人に割り当てられている場合は、[必須の承認率]フィールドに入力します。タスクを完了としてマークする前に、タスクを承認する必要があるレビュー担当者の割合を入力します。
ファイルアクションリストからタスクを作成した場合、そのタスクはすでにそのアイテムに関連付けられています。さらにファイルを追加できます。
注：アクセス許可がある現在のネットワーク内の任意のサイトのコンテンツにタスクをリンクできます。
1. [追加]をクリックしてサイトを選択し、追加するファイルに移動します。
  リストの上部にあるボタンは、現在の場所を示しています。フルパスを表示するには、これをクリックします。エントリをクリックして、パス内のそのポイントに戻ります。上矢印をクリックして、前のレベルに戻ります。
2. [+追加]アイコンをクリックして、ファイルをタスクに追加します。
3. 完了したら、 [ OK]をクリックします。
  1つまたは複数のファイルがタスクに追加されます。：
  - このリストのファイルの右側にあるその他のアクションを表示して、ファイルのプレビュー画面に表示します。これによりタスクがキャンセルされ、最初からやり直す必要があります。
  - タスクからファイルを削除するには、[削除]を選択します。
  - タスクからすべてのファイルを削除するには、[すべて削除]を選択します。
[電子メール通知を送信]チェックボックスをオンにすると、タスクがユーザーに割り当てられるたびにユーザーに電子メールが自動的に送信されます。
タスクは引き続きユーザーの[あなたのタスク]ダッシュレットに表示されます。電子メールは、ユーザーのプロファイルにリストされている電子メールアドレスに送信されます。アドレスが指定されていない場合、電子メールは送信されません。
注：グループおよびプールされたタスクの場合、選択したグループのすべてのメンバーが電子メール通知を受け取ります。
[ワークフローの開始]をクリックします。
ワークフロータスクが作成されます。ファイルリストで、選択したファイルの左側にあるアイコンは、それらがアクティブなワークフローの一部であることを示します。

開始したワークフローの表示

開始したすべてのワークフローの完全な詳細を表示できます。

[タスク]、 [開始したワークフロー]の順にクリックします。
[開始したワークフロー]ページには、作成したワークフローが表示されます。ブラウジングペインのフィルターを使用して、特定のワークフローのセットを表示できます。
表示するワークフローにカーソルを合わせ、[履歴の表示]をクリックします。
注：ワークフローのタイトルをクリックすることもできます。
[詳細]ページには、このワークフローに関連するすべての情報が表示されます。
- ページ上部の[現在のタスクの表示]をクリックして、選択したワークフローから生成されたタスクを表示する[現在のタスク]セクションにジャンプします。ここから、タスクを表示または編集できます。
- このワークフローの一部として最後に完了したタスクの詳細を表示するには、[最近完了したタスク]セクションのリンクをクリックします。このタスクは、[履歴]セクションにも表示されます。
- 履歴セクションで完了したタスクを確認します。タスクをクリックして詳細を表示します。
- アイテムリストのアイテムをクリックして、ファイルプレビュー画面に表示します。ブラウザの[戻る]ボタンをクリックして、[ワークフローの詳細]ページに戻ります。
- ワークフローを開始した場合は、[ワークフローのキャンセル]をクリックしてアクティブなワークフローをキャンセルできます。[ワークフローの削除]をクリックすると、完了したワークフローが削除されます。
[開始したワークフロー]をクリックして、ワークフローリストに戻ります。

アクティブなワークフローをキャンセルする

不要になった場合は、アクティブなワークフローをキャンセルできます。これにより、ワークフローに関連するすべてのタスクが削除されます。

[開始したワークフロー]ページで、エクスプローラーペインで[アクティブ]ビューが選択されていることを確認します。
キャンセルするワークフローにカーソルを合わせ、[ワークフローのキャンセル]をクリックします。
アクションの確認を求めるメッセージが表示されます。
[はい]をクリックします。
選択したワークフローはキャンセルされ、ワークフローリストから削除されます。ワークフローに関連するすべてのタスクが削除され、[あなたのタスク]ページの[アクティブ]ビューからそれらが削除されます。これらは、あなたのタスクダッシュレットからも削除されます。

完了したワークフローの削除

ワークフローが終了したら、それを削除してワークフローリストからクリアできます。これにより、ワークフローに関連付けられているすべてのタスクも削除されます。

[開始したワークフロー]ページで、エクスプローラーペインの[完了]ビューを選択します。
ワークフローにカーソルを合わせ、[ワークフローの削除]をクリックします。
削除の確認を求めるメッセージが表示されます。
[はい]をクリックします。
ワークフローが削除され、ワークフローリストから削除されます。ワークフローに関連するタスクが削除され、[あなたのタスク]ページの[完了]ビューから削除されます。これらは、あなたのタスクダッシュレットからも削除されます。