質問

Alfresco Content Services にスマートフォルダという機能があるようなのですが、何をするものなのかよく分かりません。

スマートフォルダはどのような機能なのでしょうか。

回答

スマートフォルダは、コンテンツの検索結果をフォルダ階層の形式で表示する機能です。よくある「フォルダの作成」から作成される物理フォルダはなく、コンテンツの検索結果に応じて動的に作成されます。

例えば、取引する顧客ごとに Alfresco Content Services のサイトを作成していて、自分が所属する部署が担当するそれぞれの顧客の契約書が1つずつ、合計3つ保存されているとします。

スマートフォルダを使わない場合だと、その時々で検索機能を使用して検索し、検索結果の一覧から目的のファイルをチェックする形になります。スマートフォルダを使用すると、そのフォルダの中に検索結果が自動でフォルダ形式で表示されるようになります。

また、新規顧客との契約が成立して新しくその顧客の契約書が保存されるなどして契約書が増えたりすると、コンテンツの検索結果も当然変わります。そのような場合でも、スマートフォルダであれば、合致するものを自動的に表示してくれます。

リックソフトのブログに設定例が詳細に記載されていますので、ご参照ください。

Alfresco 公式ドキュメント：What is a Smart Folder?